home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d3 / chrchpr1.arc / CPROF.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-01-21  |  166KB  |  3,502 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.                                                  Operators Guide
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.                                C P R O F I L E
  16.  
  17.                             A Computerized Church 
  18.                               Management System
  19.  
  20.                                 Version 1.3
  21.                               September, 1985
  22.  
  23.                                     by
  24.                                 WaterWares
  25.  
  26.  
  27.  
  28.                            author:  Rod Williams
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.               WaterWares - bringing life to your computer
  41.  
  42.               "I [God] provide water in the desert and streams 
  43.               in the wasteland to give drink to ... the people
  44.               I formed for myself, that they may proclaim my
  45.               praise."
  46.                                   Isaiah 43:20,21
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.                         Table of Contents
  73.  
  74.  
  75.     1-1  A. CPROFILE Introduction
  76.     1-3  B. CPROFILE Purpose and Philosophy
  77.  
  78.  
  79.     2-1 Section 2:  Basic Computer Usage Instructions
  80.     2-1  A. Rapid CPROFILE Start-up Instructions
  81.     2-2  B. Common Operating System Commands
  82.     2-3  C. Managing your System Files
  83.     2-4  D. Managing your CPROFILE data files
  84.     2-5  E. General DBASE and CPROFILE Operational Rules
  85.     2-5  E.1. Program Entry
  86.     2-5  E.2. CPROFILE Program Commands/Selections
  87.     2-7  E.3. DBASE Screen Edit Mode
  88.  
  89.  
  90.     3-1 Section 3:  MPROFILE - Membership PROFILE program
  91.     3-1  Overview
  92.     3-2  A. Main Features
  93.     3-3  B. Initial MEMBERS File Start-up
  94.     3-5  C. MEMBERS Data Elements
  95.     3-8  D. Membership Information Editing
  96.     3-10 E. MPROFILE Reports
  97.     3-14 F. MPROFILE Special Process - Attendance Marking, Reports
  98.     3-14 G. MPROFILE Special Process - Pastoral Calling
  99.     3-14 H. MPROFILE Special Process - Special File Creation, Reports
  100.     3-15 I. MPROFILE Sample Reports
  101.  
  102.     4-1 Section 4: CFINANCE - Church Finances Overview
  103.     4-1  MCONTRIB - Membership Contributions Processing
  104.     4-2   A. Description of main MCONTRIB processes
  105.     4-3   B. Special Fund processing
  106.     4-4   C. Names Directory parameters
  107.  
  108.     4-5  CFBUDGET - Church Budget Manager
  109.     4-6   A. Description of main CFBUDGET processes
  110.     4-7   B. Screen Displays
  111.  
  112.     4-8  CPROPRTY - Church Property Manager
  113.  
  114.  
  115.     5-1 Section 5: CUTILITY - Utility Programs
  116.     5-2  CROSSREF - Article Cross reference
  117.     5-4  CLIBRARY - Book Library
  118.     5-4  MUSICLIB - Music Library
  119.     5-5  CTAPELIB - Tape Library
  120.     5-7  CSEVENT  - Special Event Manager
  121.     5-11 CSURVEY  - Survey Processor
  122.  
  123.     GLOSSARY
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.                     Section 1:  CPROFILE  Introduction
  134.  
  135.  
  136.     A.  CPROFILE Introduction
  137.  
  138.     CPROFILE is truly a full-feature church management system,  tracking all 
  139.     areas of the local church operation.  The primary emphasis is membership 
  140.     management,   with    additional  functions  of  church   contributions, 
  141.     accounting,  library  management,  bibliographic information data bases, 
  142.     special event planner,  and church property manager.  CPROFILE does  not
  143.     include  a  word  processor program,  as this is often included  in  the 
  144.     computer purchase.   CPROFILE interfaces with word processors,  such  as 
  145.     Word  Star's MailMerge,  by creating external-readible text files of any 
  146.     CPROFILE  data  file.   CPROFILE consists of text-format  program  files 
  147.     written in the DBASE II programming language.  DBASE II,  version 2.4 or 
  148.     later,  is  required to run CPROFILE.   The data structures and  program 
  149.     characteristics  are  quite strong,  yet on the most part  are  easy  to 
  150.     understand  and use.  There is an expanded User's Manual  for  CPROFILE, 
  151.     written  on  diskette  files.   They give detailed information  on  data 
  152.     characteristics  and  program operation.   To print  them,  enter  "TYPE 
  153.     manual.DOC"  then press control-P before pressing  <RETURN>  (substitute 
  154.     the name of the manual file for "manual").  Each file is an extension of 
  155.     the corresponding section of this manual.   The text file of this manual 
  156.     is  named  "CPROFILE.DOC".   If you print it,  then merge  the  extended 
  157.     sections  of the full manual into it,  you will have a  more  continuous 
  158.     manual  to  read from.   Tutorials are provided,  which use sample  data 
  159.     files that are in place on the fourth program diskette.  
  160.  
  161.     CPROFILE has few program limits -  basically,  the only limits are  your 
  162.     computer  disk  space and the structure of the program data  files.  The 
  163.     CPROFILE program files,  along with the dBASE II program, take less than 
  164.     270 K-bytes of disk memory for any one program. This excludes the manual 
  165.     files,  which are not required to be on the disk for program  operation. 
  166.     Users  with  computers  having  less than 270K  memory  can  divide  the 
  167.     programs into sub-program diskettes,  each diskette performing a part of 
  168.     the  original  program.    See  paragraph  2-F  for  program  sectioning 
  169.     information.
  170.  
  171.     CPROFILE is established as Public Domain software.   This means that  it 
  172.     is distributed free of charge, except for a $30.00 materials and copying 
  173.     fee.  Users are allowed to make copies of the programs and User's Manual 
  174.     for other churches.   In establishing this program set as Public Domain, 
  175.     the  author further establishes that it is forbidden for anyone to  copy 
  176.     the  programs  or  any  program section  for  profit  without  a  signed 
  177.     statement  of intent from WaterWares.   (Certain organizations are being 
  178.     authorized to package and market CPROFILE within specific price limits.)
  179.     Such  action is definitely illegal and can be prosecuted.  But  you  may 
  180.     sell  service  to CPROFILE,  such as charging for putting on  a  seminar 
  181.     about  its  use,  or customizing program sections for specific  results.  
  182.     Churches can distribute this program to other churches and organizations 
  183.     as  they desire;   however,  WaterWares will only honor phone  calls  or 
  184.     letters  for assistance from those who have received or registered their 
  185.     program  copy  directly  from WaterWares.   Users  not  receiving  their 
  186.     programs  from WaterWares are encouraged to register themselves  with  a 
  187.     letter to WaterWares,  giving:   1) name,   2) address,  3) organization 
  188.     name,   4)   computer type and/or disk format,   5) place or person  you 
  189.     received  the  copy of CPROFILE from.   Contributions to WaterWares  are 
  190.     encouraged, which will help cover costs of advertising and of developing 
  191.     future computer products for churches.  $30 is a recommended amount. You 
  192.     can   receive  assistance  in  using  the  programs  without  making   a 
  193.     contribution.
  194.  
  195.  
  196.                                  Page 1-1
  197.  
  198.  
  199.                     Section 1:  CPROFILE  Introduction
  200.  
  201.  
  202.  
  203.     WaterWares is a company of just one person - the author,  Rod Williams - 
  204.     who has written these programs over about a three year period for use by 
  205.     his  church.  The  author has another regular job,  so is squeezing  the 
  206.     supporting of CPROFILE into evening hours.  WaterWares address is -
  207.         6115 10th Ave S.
  208.         Minneapolis, MN 55417
  209.         phone:  (612) 866-6332   answered on Monday and  Thursday evenings
  210.                                  from 6:00 to 7:00 P.M., Central Time
  211.        
  212.     Support  from  the author may require a little start-up time  to  answer 
  213.     initial  user  questions,  plus an occasional response  to  special-case 
  214.     questions,  as specific report needs arise.   Special requests can often 
  215.     be explained in only one or two minutes.  CPROFILE is quite adaptable to 
  216.     special  requests.  If more extensive customization is  desired,  custom 
  217.     programming service can  be arranged or found.
  218.  
  219.     Computer  programs  are notorious for BUGS - program  flaws  that  cause 
  220.     incorrect  processing  of  data.   CPROFILE is written in  a  rigorously 
  221.     structured  form so that bugs are easy to see and keep out.   But  still 
  222.     there  are  literally millions of logic paths in the  program.   So  the 
  223.     author will not guarantee error-free operation.  The main bugs have been 
  224.     worked out at the author's church,  from extensive,  regular  use.   The 
  225.     processing of the data is quite secure. Operational irregularities might 
  226.     occasionally   occur,   though.   This  means  that  the  program  might 
  227.     occasionally not respond properly to user inputs,  or will just  display 
  228.     an  error   message  and quit,  not always having a smooth path  out  of 
  229.     receiving  improper inputs,  for example.   This kind of fault will  not 
  230.     hurt the data.  You can just start the program up from the beginning and 
  231.     keep  going  from where you were.  Some program errors  can  occur  from 
  232.     incorrect  program  set up.  You must have all program modules and  data 
  233.     files on your active disk in order to operate all sections.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.                                  Page 1-2
  263.  
  264.  
  265.                     Section 1:  CPROFILE  Introduction
  266.  
  267.  
  268.     B.  CPROFILE Purpose and Philosophy
  269.  
  270.     Using  a  computer  at a church can seem to be the opposite  of  what  a 
  271.     church  is  all  about - that of being personally involved  in  people's 
  272.     lives,  encouraging them toward spiritual growth.   The local church can 
  273.     certainly misuse  the computer by using it to impersonally keep track of 
  274.     individuals from sketchy,  computer-oriented data that locks people into 
  275.     set images.  For example, the computer may continually note that someone 
  276.     is a single parent. Some people using the computer reports might not see 
  277.     through  to  who this person  really is, as a person.   So the  computer 
  278.     outputs  should  always  be understood for what  they  are  - tables  of 
  279.     compiled data, made from certain pre-defined input and processing rules. 
  280.     The  church needs to understand these pre-defined rules for every report 
  281.     that CPROFILE puts out.   For example,  in the Attendance  processes,  a 
  282.     person  is considered "Inactive" by the pre-defined rule that he/she has 
  283.     missed church,  or their class,  3 times out of the last 6.   This is as 
  284.     the  computer  reads these last six weeks of  attendance  marks.   Since 
  285.     there  are  ways  that  the data  can  be  entered  erroneously,  or  be 
  286.     incomplete, the operator has to gain a rather high degree of  astuteness 
  287.     to be able to manage the computer operations properly.
  288.  
  289.     A computer program,  such as CPROFILE,  basically just builds a file  of 
  290.     information  about  a  subject  - people - and allows  the  operator  to 
  291.     quickly search for, or re-organize that information.  It is like filling 
  292.     a file cabinet with information,  then managing that cabinet.  Each file 
  293.     cabinet is like a disk drive that has drawers [computer files], and each 
  294.     drawer has folders [computer file records] with specific information  on 
  295.     one  subject.   The parallel of pulling out a file drawer and looking at 
  296.     some  information about an individual is to OPEN a  computer  file,  and 
  297.     display  the  RECORD  of  their  information,   from  the  screen.   The 
  298.     information  that you can pull out is only the same as what you put  in.  
  299.     How  neatly  it  can be accessed is also dependent on how  well  it  was 
  300.     organized  (the  CPROFILE  program  helps  this)  and  how  regular  and 
  301.     accurately the information was recorded.   The two major differences are 
  302.     that computer files are stored on a 5-1/4 inch diskette by an electronic 
  303.     machine,  compared  with storing papers in a heavy filing  cabinet;  and 
  304.     secondly,  the  input  and  output process on a  computer  is  carefully 
  305.     controlled by the program for the operator.
  306.  
  307.     The  computer  that  will now sit in the church office should  not  take 
  308.     anyone's job away.   Most churches have so much work to be done that the 
  309.     computer  will  only  enable  the church's  workers  to  concentrate  on 
  310.     doing different,  more important church work.   The computer will really 
  311.     only be doing tasks that are slow, boring jobs that people don't want to 
  312.     do   anyway.    Such  church  work  as  marking  attendance,   producing 
  313.     contributions statements,  and keeping track of church expenditures  are 
  314.     greatly  sped up by the computer.  Some processing work is still  there, 
  315.     but a good computer,  with good programs  and a receptive operator, make 
  316.     such  tasks  both interesting and enjoyable.   The work that is left  is 
  317.     more people-oriented, enabling a more significant ministry. 
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.                                  Page 1-3
  329.  
  330.  
  331.             Section 2 - Basic Computer Usage Instructions
  332.  
  333.  
  334.     A.  Rapid CPROFILE Start-up Instructions
  335.  
  336.        1.  Each program diskette contains a separate independent CPROFILE 
  337.        program or set of programs - 
  338.           diskette 1 (MPROFILE) - MPROFILE.
  339.           diskette 2 (CFINANCE) - MCONTRIB, CFBUDGET, and CPROPRTY.
  340.           diskette 3 (CUTILITY) - CROSSREF, CLIBRARY, MUSICLIB, CTAPELIB,
  341.                                   CSEVENT, and CSURVEY.
  342.        Diskette 4 contains sample data files for all of the programs.
  343.        This manual is an abbreviated  version of the full manual,  which  is 
  344.        found  on text files of each program diskette.  The manual files are:
  345.          diskette 1 - MPROFILE.DOC
  346.          diskette 2 - CFINANCE.DOC
  347.          diskette 3 - CUTILITY.DOC
  348.          diskette 4 - CPROFILE.DOC (starting section of the CPROFILE manual)
  349.  
  350.        2. To load CPROFILE into the computer, the user needs to create three 
  351.        freshly-formatted  diskettes,  copying the operating system  and  the 
  352.        DBASE  programs  onto  them.  Then  copy all files  of  each  program 
  353.        diskette, excluding the manual files (identified above), onto each of 
  354.        the new diskettes.   See your computer Operator's Manual for  copying 
  355.        instructions. You need to NOT have write-protect enabled on the disk-
  356.        ette (write-tab should be off on a 5 1/4 inch diskette).  This manual 
  357.        is  written  in  the perspective of a 2-floppy-disk  drive  computer, 
  358.        where  the "program disk" is drive A and the "data disk" is drive  B.  
  359.        You are to adjust the instructions if you have a hard disk computer.
  360.  
  361.        3. Each program section contains sample data files that are in place, 
  362.        so  that you can immediately look at some live data.  All you have to 
  363.        do  is make your own copy of the data diskette and insert it  into  a 
  364.        free drive, for example drive B.  The manual files can be excluded on 
  365.        your  sample  data diskette copy.   
  366.  
  367.        4.  To start one of the programs,  put the program diskette into disk 
  368.        drive "A",  then start up dBASE by just entering DBASE.  Always enter 
  369.        today's  date when it is asked for (CP/M,  only).   The program  uses 
  370.        this date many places. Then enter:
  371.             DO MPROFILE.CMD    or DO CFINANCE.CMD    or DO CUTILITY.CMD
  372.         Your display screen will show you the program Main Menu.
  373.  
  374.        5. Go  to  the  start-up section of the   manual  for  any  program.  
  375.        Verify  you are straight on what is said there.   Then  perform  the 
  376.        Tutorial that is near-by.  Or,  you can just wander through the menu 
  377.        selections  and see what happens.   Turn your printer on and have it 
  378.        on-line  when you want to print a report.   Without the printer  on-
  379.        line,  the computer will just stop dead and you will not  understand 
  380.        what went wrong.  Go ahead and enter new data into the sample files.  
  381.        Remember,  you  can  always get the original files  back  from  your 
  382.        master diskettes that you put aside.
  383.  
  384.        6.   When   you  are  ready  to  establish  files  with  real  church 
  385.        information,  format  and install a new diskette into  your  assigned 
  386.        data disk drive,  then perform the SET-UP process of a program.  This 
  387.        will create the proper new data file for that program, with index.
  388.        You are now ready to proceed into the data entry processes.
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.                                Page 2-1
  395.  
  396.  
  397.             Section 2 - Basic Computer Usage Instructions
  398.  
  399.  
  400.     B.  Common Operating System Commands
  401.  
  402.     Your  computer has some basic characteristics that are quite similar  to 
  403.     most  micro-computers.   These  characteristics  are  described  in  the 
  404.     following  paragraphs.  The user will understand the CPROFILE  operation 
  405.     instructions  considerably  more  easily  when he/she  learns  what  the 
  406.     computer is basically doing to perform the CPROFILE tasks.  For  example 
  407.     learning  that  there  is a physical file (just like a file  in  a  file 
  408.     cabinet)  on the diskette that has the names of church activities  helps 
  409.     one  to  know how the MPROFILE SET-UP operation works,  and  when  there 
  410.     might  be a problem with it.  The operator should understand all of  the 
  411.     information  that  is  presented below,  in order to not have a  lot  of 
  412.     questions  about  what  the instructions  in  this  manual  mean.   More 
  413.     advanced  concepts  can be found in the computer operator's manuals  and 
  414.     books from the computer section of book stores.
  415.  
  416.     The following is a description of the most useful commands for operating 
  417.     with  CPROFILE.   They allow the operator to change to a different  disk 
  418.     drive,  to  ask  what files are on a disk and how  large  they  are,  to 
  419.     display  or  print  a  file that contains text,  and  copy  files  to  a 
  420.     different file name or disk drive.  These commands are entered after the 
  421.     operating  system prompt "A>".  One column shows PC-DOS commands and the 
  422.     other shows CP/M commands for doing the same thing.
  423.  
  424.         PC-DOS (MS-DOS)  CP/M           EXPLANATION
  425.         ------           ----           -----------
  426.  
  427.     1.  DIR             DIR            Display a list of files on the disk
  428.                                        you are at, as indicated by the     
  429.                                        prompt.
  430.     2.  B:              B:             Change the disk you are at to be the
  431.                                        B disk. This can be any letter that 
  432.                                        the computer knows to be a disk unit.
  433.     3.  CHKDSK          STAT           Show how much disk space is used by
  434.                                        files and how much is left for more
  435.                                        files to be created or copied.
  436.     4.  COPY AFILE BFILE   PIP B=A     Make a copy of a file that has the
  437.                                        name "AFILE" and call the copy file
  438.                                        "BFILE".  This is to the same disk.
  439.                                        In CP/M, PIP needs to be a program
  440.                                        file that is on your disk.
  441.     5.  COPY AFILE B:AA                Make a copy of file AFILE on the disk
  442.                        PIP B:AA=AFILE  you are at, onto the "B" disk with
  443.                                        the new name "AA".
  444.     6.  FORMAT          FORMAT         Format a newly-purchased diskette.
  445.                                        The computer will ask you questions
  446.                                        about which disk and which format.
  447.     7.  DBASE           DBASE          Start the program called dBASE,
  448.                                        which must be a file (actually 2
  449.                                        files) on your disk. DBASE will ask
  450.                                        the operator for the current date,
  451.                                        which CPROFILE requires.
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.                                Page 2-2
  461.  
  462.  
  463.             Section 2 - Basic Computer Usage Instructions
  464.  
  465.  
  466.     C. Managing Your System Files
  467.  
  468.     Managing  the  program  files on diskette takes some  careful  planning.  
  469.     Each  section  of the CPROFILE system is designed  to fit on   one  360-
  470.     kilobyte  (IBM,  double-sided,  double-density) diskette along with  the 
  471.     dBASE  II  programs  and the operating system.  The  operator  can  then 
  472.     quickly  start  the computer with the desired programs  in  the  default 
  473.     disk.
  474.  
  475.     The  CPROFILE  diskettes come without dBASE,  so the local church is  to 
  476.     buy  dBASE,  then   have  it installed for the terminal  that  is  used.  
  477.     "INSTALL" is a dBASE  program utility that initially starts the usage of 
  478.     DBASE.  Your  dBASE may already have been installed for you.  DBASE  II, 
  479.     version 2.4 or later, requires 60 K-bytes of disk memory (space) for its 
  480.     two  files.  MPROFILE requires 170K of memory for its program files  and 
  481.     about 30 K for auxillary data files that it uses.  Together the MPROFILE 
  482.     system  takes  about 250-k of disk memory.   That leaves room for a  few 
  483.     operating  system files.   The CFINANCE and CUTILITY  program  diskettes 
  484.     each take about 200k of memory  for  the  program files.
  485.          
  486.     To create a new CPROFILE program diskette, perform the following steps:
  487.           - Format the diskette,  if not previously formatted. The diskette 
  488.           must be clear of any old files.
  489.           - Load the operating system on it (SYSGEN command)
  490.           - Copy the dBASE files (DBASE.COM and DBASEOVR.COM) onto it
  491.           - Copy  the system utility files that are desired  (for  example, 
  492.           PIP.COM and STAT.COM, in CP/M)
  493.           - Copy one of the CPROFILE program diskettes to the new diskette 
  494.          omitting the manual files (those files whose names end in ".DOC").
  495.           
  496.        To load a hard disk with the CPROFILE system,  perform the following 
  497.        steps:
  498.           - Verify  the disk you are on is the starting system disk  drive. 
  499.           Turn the computer off, then on again to go to the "default" drive
  500.           if necessary.
  501.           - Copy the dBASE programs from diskette to the hard disk.
  502.           - Copy each of the CPROFILE diskette files to the hard disk.
  503.  
  504.  
  505.  
  506.  
  507.  
  508.  
  509.  
  510.  
  511.  
  512.  
  513.  
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.                                Page 2-3
  527.  
  528.  
  529.             Section 2 - Basic Computer Usage Instructions
  530.  
  531.  
  532.     D. Managing your CPROFILE Data Files
  533.  
  534.     Each  CPROFILE  program looks for specific data  file(s)  when  updating 
  535.     information and printing reports. The only time they are not required to
  536.     be present is when you go straight to the SET UP  section of the program 
  537.     and select  that option of the menu which starts new  data  files.  When 
  538.     initially getting started, the user will want to go through the learning 
  539.     Tutorials,  described in the early pages of each section of the  manual. 
  540.     There  are  tutorials  for  MPROFILE,   MCONTRIB,   CFBUDGET,  CPROPRTY, 
  541.     CROSSREF, CSURVEY, and CSEVENT. The Tutorials always use the sample data 
  542.     files  from  the  original data  diskette.   They  have  make-up  names, 
  543.     contributions,  finances,  etc., which help the user see real data being 
  544.     used in the programs.   When you are comfortable with your understanding 
  545.     of the basic  functions and  operations of a program section, the Set Up 
  546.     process  is performed to make a new,  zero-record file for the specified 
  547.     program.  Before this, you will want to specify the disk drive that 
  548.     you  want the data files to be written on.   That is done by  performing 
  549.     the  Names  Directory  change process of  Set-up.  The  Names  Directory 
  550.     (MDIRFILE,  in the MPROFILE program), contains all the system parameters 
  551.     and  local church special names that the programs require,  such as  the 
  552.     data disk drive designator, and your church's Special Activity names.
  553.  
  554.     MPROFILE creates and maintains a file, called MEMBERS.DBF which contains 
  555.     all  church member/attender information.   The MPROFILE  Update  process 
  556.     always operates on this data file alone.   Accompanying this file is the 
  557.     file  named  MEMBERS.NDX,  which  is a dBASE file  that  determines  the 
  558.     sequence  of  the names (or sort order).  This file must also be on  the 
  559.     same disk as the MEMBERS.DBF file,  or the program will display an error 
  560.     and  quit.   If an invalid MEMBERS.NDX file ever gets put on the  active 
  561.     data  disk  with  the MEMBERS.DBF file,  or if  the  file  ever  becomes 
  562.     invalid,  the  program will either sequence through the names in a  very 
  563.     strange way,  or will immediately report an error.  Note that the Set-up 
  564.     process contains a function that re-creates this index file properly.
  565.  
  566.     MPROFILE  makes secondary files from MEMBERS.DBF,  which have a selected 
  567.     set of people, such as everyone together, by family (FCMEMBRS.DBF file). 
  568.     These secondary files are made from the Special Files procedures or from 
  569.     trying  to  make  a report which requires  such  a  file.   The  program 
  570.     automatically  creates  the new file on the same disk that  the  MEMBERS 
  571.     file is on.   The user will need to watch how much space is available on 
  572.     the  data  disk  for making these secondary  files.   On  flexible  disk 
  573.     drives,  it is easy to run out of space.  The MEMBERS file and its index 
  574.     require  about 40K of disk space for every 100 people.  Therefore,  only 
  575.     about 1,000 people can fit on one diskette,  and that does not allow the 
  576.     user  to make secondary files.  If you make secondary files,  which  the 
  577.     processes normally require,  you will probably require an additional 50% 
  578.     to  80% more space that what the MEMBERS file has.   So you are down  to 
  579.     about 500 people maximum, if you are using only standard diskette drives 
  580.     for data. If you want to make more than one secondary file, you can have 
  581.     MPROFILE make the first, then copy it to a secondary diskette along with 
  582.     its  index  file(s),  then erase it from the main data  diskette  before 
  583.     making  another secondary file.   The secondary disk can be used as  the 
  584.     data disk by itself for making reports that use files from it.  
  585.        
  586.     In  general,  the  user  must watch what files are  being  made  on  the 
  587.     different  disks/diskettes he/she is using,  and plan for having  enough 
  588.     room to make them.   The main data files must be "backed up" frequently. 
  589.     Diskette back-ups should be made after each session on the computer.  
  590.  
  591.  
  592.                                Page 2-4
  593.  
  594.  
  595.             Section 2 - Basic Computer Usage Instructions
  596.  
  597.  
  598.        
  599.     E.  General DBASE and CPROFILE Operational Rules
  600.  
  601.     This  section  explains  the  meaning and function of  all  the  special 
  602.     keyboard and command entries that the operator needs to know to  perform 
  603.     operations  in  any of the CPROFILE sections.   CPROFILE runs under  the 
  604.     rules of DBASE, so the following rules are in a large part directly from 
  605.     the dBASE User's Manual,  which you should have.  Consult it further for 
  606.     more in-depth explanations of the commands.
  607.  
  608.     1. Program entry
  609.      
  610.     The  operator  starts  the dBASE "program" by entering  "DBASE"  on  the 
  611.     keyboard,  after receiving the Operating System prompt "A>".  Yes, dBASE 
  612.     is basically just another program,  like MPROFILE.   When you have dBASE 
  613.     loaded  into the computer memory,  it tells you that it will be  talking 
  614.     with you for a while.   It says that by displaying the DBASE prompt. The 
  615.     period  is the dBASE prompt.   A prompt means that the computer is doing 
  616.     nothing at all, now, except to wait for you to enter some command on the 
  617.     keyboard.   When you enter something, the computer is always thinking in 
  618.     a  certain context that it will be interpreting your command.  When  you 
  619.     see the dot prompt,  then you can enter any command that is in the dBASE 
  620.     context.  Of course it has to have meaningful information entered  along 
  621.     with the basic command.  You will always enter a command-type of word; a 
  622.     verb  "commanding" the computer to do something - such as "USE  MEMBERS" 
  623.     for starting any MEMBERS file processes;  or "COPY TO XFILE" for copying 
  624.     the file you are USING to a new file, called XFILE.  For using CPROFILE, 
  625.     just  about all of these commands are put into program files,  which the 
  626.     computer reads through and executes in sequence,  to perform  processes.  
  627.     That  is what a program is to DBASE.   You can read the commands of  any 
  628.     program  by  saying  "TYPE PROGRAMX" from the operating  system  prompt.  
  629.     This  is  for  more  advanced  users.    For  regular  usage,   with  no 
  630.     modification,  the only command you have to enter is "DO  MPROFILE.CMD", 
  631.     which  tells  dBASE  to go find the MPROFILE command file and  start  to 
  632.     "execute"  it  (perform  its commands).   Everything  from  then  on  is 
  633.     displayed on program menus, with selectable options shown. 
  634.  
  635.     2.  CPROFILE Program Commands/Selections
  636.  
  637.     The  operator  interacts  with  MPROFILE,   CFINANCE,  and  CUTILITY  by 
  638.     answering  the  "queries" that appear on the screen.  Queries can be  in 
  639.     three forms, as follows -
  640.  
  641.       a.   Menu  item selection - Each menu,  starting with the Main Menu of 
  642.       each  program,  has a line that says "Enter selection :" or  something 
  643.       similar,  at  the  bottom of what is displayed.   The operator  is  to 
  644.       choose  the  menu  item (process) he/she wants  to  perform,  by  just 
  645.       entering  the  item number,  then pressing the RETURN  key.   The  key 
  646.       called  RETURN  in  this  manual (or  sometimes  just  RETN),  is  for 
  647.       completing  the  command.  Your keyboard might call it "NEXT" or  "NEW 
  648.       LINE"  or  something else.   Any way,  just press it to  complete  the 
  649.       command.  The  program  will  then  go  into  the  specified  process.  
  650.       Entering  "Q" (QUIT) is always valid,  along with the displayed items, 
  651.       and  results in returning to the menu that you came  from  - preceding 
  652.       the one you are at.
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.                                Page 2-5
  659.  
  660.  
  661.             Section 2 - Basic Computer Usage Instructions
  662.  
  663.  
  664.       b.   Yes/No  questions and decision points -
  665.       This is for decision points in the program.  When you might want to go 
  666.       one of several ways,  the program will ask you something like "Are you 
  667.       sure you want to initialize for a new contributions month?".   Usually 
  668.       the  decision is related to guarding against operations that you might 
  669.       not want to do. Answering a "Yes/No" question is performed by entering 
  670.       just a "y" for yes,  or "n", for no - you do not have to spell out the 
  671.       whole  word.   Now "y" and "n" are only two characters that you  might 
  672.       enter - what about entering another key accidently.  The program has a 
  673.       very  large portion of code that looks for invalid  entries.  What  it 
  674.       does  is always checks what you entered against what is expected.  Any 
  675.       invalid character is noticed,  then the operator is asked for  another 
  676.       entry.   So  just enter what you should have entered,  and the program 
  677.       will continue on.  Often the program will just assume the safest value 
  678.       and proceed with it when your entry is not normal. For example, during 
  679.       CONTRIBUTIONS file new-month initialize, the program will tell you two 
  680.       things it will do,  then ask:  "OK?".   If you enter anything else but 
  681.       "y", such as pressing <RETURN>, the program assumes "no" and will exit 
  682.       the process, returning to the previous menu.
  683.  
  684.       For  dBASE,   if  you  press  <RETURN>  without  having  entered   any 
  685.       characters,  dBASE  will treat the entry as being one space character. 
  686.       This will either be considered invalid, or the program will assume the 
  687.       appropriate negative or safe response.
  688.  
  689.       c.  Command entries - 
  690.       This  is for entry of specific values that the computer needs to  know 
  691.       to perform the operations that follow.  The computer will ask for such 
  692.       things  as  a Small Church code or an offering envelope  number.   For 
  693.       these command-type entries,  you need to know a set or range of values 
  694.       that will be good.  For Small Church codes, you will enter a code that 
  695.       you  previously  had  entered into the Names Directory  for  MPROFILE.  
  696.       Many command entries allow "q" to be entered for quiting.  The program 
  697.       will  quit  the  most immediate operation and take  you  back  to  the 
  698.       previous  question  again.   You can always try entering "q"  at  data 
  699.       entry  places to see if it works.   Eventually it will.  You may  have 
  700.       found  yourself at a point that you didn't intend to be at,  so that a 
  701.       query is not something you want to answer.  That is when you can  just 
  702.       enter "Q", for quitting that function, returning to where you were.
  703.  
  704.       The  most  complicated command-entry to understand is  the  "selection 
  705.       criteria"  of the Special Files/Reports section of MPROFILE and  other 
  706.       reports.   This can be a very complicated command line to perform.  If 
  707.       you  enter  an invalid command to a command entry query,  the  program 
  708.       will try to use it, then if it can't, it will tell you that it was not 
  709.       usable,  then  ask  you  for another.   The  main  selection  criteria 
  710.       functions / operations are -
  711.         Logical:  .and.     Arithmetic:  +     Comparison:  <  less than
  712.                   .or.                   -                  >  greater than
  713.                   .not.                  *                  =  equals
  714.                                          /                  <> not equal
  715.                                                             $  sub-string
  716.       Examples:   
  717.     $(FAMILYCODE,8,1)="2" .and. ZIP="55417"  (all women in ZIP code = 55417)
  718.     OFFERINGEN<200 .and. .not. ($(DATES,3,2)="84")  (all MEMBER records with
  719.                offering envelopes under #200 that were not created in 1984.)
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.                                Page 2-6
  725.  
  726.  
  727.             Section 2 - Basic Computer Usage Instructions
  728.  
  729.  
  730.       3. DBASE Screen Edit mode
  731.  
  732.       For entering your real data into the computer files, the programs will
  733.       clear the screen and then fill it with FIELD names and values to these 
  734.       fields.   You  can then just roam around on the screen,  entering  and 
  735.       changing the text as you see it.   You can type over existing text, or 
  736.       insert  new  text on top of the text that is  there.   Having  such  a 
  737.       screen  is called being in Screed Edit mode.   The following  keyboard 
  738.       special  keys  enable all the screen-edit functions used in  CPROFILE.  
  739.       They  all relate to using the control key in conjunction with  another 
  740.       key.   Just  press the control key down and hole it,  then  press  the 
  741.       specified  key  at the same time.   Some of these control  codes  have 
  742.       function keys that match, so that you do not have to press the control 
  743.       key  down  along  with the specifed key.   These are  unique  to  your 
  744.       particular  computer and keyboard.   The table below,  identifies what 
  745.       special keys your computer might have for particular  control keys.
  746.  
  747.          CONTROL   SPECIAL        DESCRIPTION
  748.            KEY       KEY
  749.          -------   -------        -----------
  750.  
  751.          ctrl-D       ->     move one character right
  752.  
  753.          ctrl-S      <-      move one character left
  754.                       
  755.          ctrl-E       ^      move one line up
  756.  
  757.          ctrl-X       v      move one line down; same as pressing <RETURN>
  758.  
  759.          ctrl-V     INSERT   go into INSERT mode; all subsequent characters 
  760.                              are then inserted into the text, pushing 
  761.                              existing text to the right.  Pressing ctrl-V 
  762.                              a second time ends the insert function.
  763.  
  764.          ctrl-W              exit the DBASE Edit mode, saving the text you 
  765.                              entered.  Reaching the end of the display 
  766.                              screen has the same effect as this control 
  767.                              character.
  768.  
  769.          ctrl-Q              exit the DBASE Edit mode, leaving the text as 
  770.                              it had been before entering Screen Edit mode.
  771.  
  772.          ctrl-G    DELETE    delete the character to the right of the cursor
  773.  
  774.  
  775.  
  776.  
  777.  
  778.  
  779.  
  780.  
  781.  
  782.  
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.                                Page 2-7
  791.  
  792.  
  793.             Section 3:  MPROFILE   Main Features
  794.  
  795.  
  796.     3.  MPROFILE - Membership PROFILE Program
  797.  
  798.     MPROFILE  is a set of programs that are read from the main computer disk 
  799.     and,  along  with the dBASE program system,  provide the  computer  with 
  800.     specific  instructions  for  processing  membership  data.   The  church 
  801.     membership records are kept on a file called  MEMBERS on the "data" disk 
  802.     of  the computer.   This is a separate disk from the disk that  contains 
  803.     the MPROFILE program and dBASE II (although the operator can assign both 
  804.     of  them to be on the same disk).   The operator can start the  MPROFILE 
  805.     program  after receiving the operating system prompt (A>).  He/she first 
  806.     enters:  DBASE.   After entering the current date, the operator receives 
  807.     the dBASE prompt (.).   The  operator then enters "DO MPROFILE.CMD". The 
  808.     screen displays the main MPROFILE menu,  shoen below,  of processes  for 
  809.     the  operator  to  select from.  There are processes  which  update  the 
  810.     MEMBERS  file,  generate various reports,  create user-selected files or 
  811.     reports,  and  SET  UP the church files and special  names  for  initial 
  812.     usage.  Special names,  unique to the local church, are stored in a file 
  813.     called MDIRFILE (members directory file).  They specify the church name, 
  814.     the  data disk letter,  report spacing,  and all church activity  names. 
  815.     MPROFILE comes with a sample MEMBERS data file diskette that can be used 
  816.     initially  to learn the program operations.   The MDIRFILE is  initially 
  817.     set  up  for  this file.  The Tutorial section of the Manual  leads  the 
  818.     operator through the main functions of MPROFILE with live data, in order 
  819.     to show how the features work.   The operator is strongly encouraged  to 
  820.     use the tutorial - it only takes maybe an hour to go through.  
  821.  
  822.     After you are comfortable with entering/changing names and making a few 
  823.     reports,  go  into  "SET UP - CREATE INITIAL MEMBERS FILE" (select  "8" 
  824.     from the main MPROFILE menu, then select "1").  The computer erases the 
  825.     sample MEMBERS file and creates a new one with no records.  The MEMBERS 
  826.     file  has a file index called MEMBERS.NDX which always is connected  to 
  827.     MEMBERS  and which determines the sort order.  This index to MEMBERS is 
  828.     also initialized when creating a clear MEMBERS file. The program always 
  829.     maintains this index file automatically. When you have also changed the 
  830.     MDIRFILE  to have your church-unique names (select "8" to enter SET UP, 
  831.     then  enter  "4"  - Church parameter changing and  "5)  Activity  Names 
  832.     editing"),  you are ready for real data entry and report generation.
  833.  
  834.  
  835.     Grace Church                                           C P R O F I L E
  836.     August 26, 1984                                         by WaterWares
  837.     DATA DISK = B                                        version 1.3 Sept,85
  838.                       MEMBERSHIP PROFILE PROGRAM
  839.  
  840.               MPROFILE makes updates and prints reports from MEMBERS file
  841.  
  842.               1)  Membership Update
  843.               2)  Full Church Processing
  844.               3)  Small Church Reports
  845.               4)  Special Activities Reports
  846.               5)  Interests / Abilities Reports
  847.               6)  Special File Creation, Reports
  848.               7)  Pastoral Calling
  849.               8)  Set Up
  850.  
  851.               Select one of the above operations ("Q" = quit) : ___
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.                             Page 3-1
  857.  
  858.  
  859.             Section 3:  MPROFILE   Main Features
  860.  
  861.  
  862.     Information  about  members can be received via a  standard  membership 
  863.     information  form which each local church creates for themself and asks 
  864.     church members/attenders to fill out.  Note that church "membership" is 
  865.     a general term for both members and attenders in this manual.  Official
  866.     member status is marked in the MEMBSTATUS field.   A sample information 
  867.     form is shown in the Manual.   Information about addition and  deletion 
  868.     of  names  can  later be received from class  attendance  check  lists/ 
  869.     reports, and by change requests called in to the church office.
  870.  
  871.  
  872.     A.  MPROFILE Main Features
  873.  
  874.       1.  MPROFILE  is  easy  to use,  with processes defined  by  selection 
  875.       "menus" displayed on the operator's screen.   The program has a system 
  876.       of sub-processes that are one or two levels below the main menu.   The 
  877.       upper-right  corner  of each menu shows the process numbers  that  the 
  878.       operator  entered to get there,  and the name of the  current  process 
  879.       name  (MPROFILE  module/file name).  Entering "Q" (quit) at  most  any 
  880.       point returns operation to either the previous command or the previous 
  881.       menu. 
  882.  
  883.       2.   MPROFILE  can  record  virtually any kind  of  information  about 
  884.       individuals in the church.   This includes - all personal information, 
  885.       such as address, phone, family relationship, school name, four special 
  886.       dates;    all church functions or activities;    any unique membership 
  887.       status data (defined by the local-church), interests/abilities, survey 
  888.       information;  and a record of church contributions.
  889.  
  890.       3.   In  the MEMBERS file,  families are tied together as a unit by  a 
  891.       common  "family code",  for making the full church directory  and  for 
  892.       "married's"  reports.   The computer automatically creates the  family 
  893.       code during initial entry of family members.
  894.  
  895.       4.  During member data entry, data field names are displayed, followed 
  896.       by empty fields with marked boundaries (:).  Some fields are filled in 
  897.       automatically.   Pressing  control-W or completing the last data field 
  898.       terminates  the  edit screen, saving the record.  See paragraph 2-E.
  899.  
  900.       5.   After  update  processing is complete for all member  information 
  901.       received, the program uses the MEMBERS file to make secondary files of 
  902.       individuals  in  the classifications given  below.   These  files  are 
  903.       separate from the main MEMBERS file,  so that reports can be made from 
  904.       them independent of the status of the MEMBERS file.   Each file has an 
  905.       index  file connected to it with the same file name but different file 
  906.       suffix, which must always be on the data disk with its data file.
  907.  
  908.          MEMBERS   - the main file containing a record of information about 
  909.                      every individual member or attender
  910.          FCMEMBRS  - a file of all church families
  911.          MSCROST   - a file of all individuals in Small Churches
  912.          MACTIVTY  - a file of all individuals in Special Activities
  913.          MSKILLS   - a file of all individuals that have indicated specific
  914.                      interests/abilities
  915.  
  916.       6.   Each  Small  Church,  Special  Activity  or  Interests/Abilities 
  917.       class/group,  or any group defined in the Special Files process,  can 
  918.       get  a  variety of reports made,  using its secondary  file,  in  the 
  919.       respective report menu.
  920.  
  921.  
  922.                             Page 3-2
  923.  
  924.  
  925.                Section 3: MPROFILE - Initial MEMBERS File Start-up
  926.  
  927.  
  928.        
  929.     B.  Initial MEMBERS File Start-up Procedure
  930.  
  931.     The  menu,  below  is from selecting process "8) Set Up" from the  main 
  932.     MPROFILE  menu.   It  allows  selection of processes  that  assist  the 
  933.     operator  in  entering computer parameters and church  names  that  the 
  934.     MPROFILE program uses.  There is also a process for starting up a clear 
  935.     MEMBERS file.  These parameters need to be set up initially, before any 
  936.     editing  and  report  processes  are performed  in  MPROFILE.  The  two 
  937.     required parameters are the church name and the data disk drive letter.  
  938.     (contains  the  MEMBERS file).   The others can be changed as they  are 
  939.     needed for particular reports (see the report descriptions).
  940.  
  941.       
  942.                    MPROFILE Set-up Functions
  943.  
  944.          1) Create Initial MEMBERS File
  945.          2) Re-index MEMBERS File
  946.          3) Re-index a specified file
  947.          4) Names Directory - church, computer parameters
  948.          5) Names Directory - Activity Names editing
  949.          6) Printer start-up - initializes print characteristics
  950.          7) Copy a file to external format
  951.          8) Purge MEMBERS file of Inactive People
  952.  
  953.          Select one of the above operations ("Q" = quit) : __
  954.  
  955.     Process 1:  Create Initial MEMBERS File  -  erases any existing MEMBERS 
  956.     file on the data disk,  then copies the MEMBERSX file to MEMBERS.   The 
  957.     new MEMBERS file is then indexed by last and first names.   Optionally, 
  958.     the Names Directory (MDIRFILE) is allowed to be initialized.
  959.  
  960.     Process 2:   Re-index MEMBERS File  -  this fixes the MEMBERS  sequence 
  961.     if it ever gets out of kilter,  which normally does not happen.  If you 
  962.     recover  the  MEMBERS  data file from another  disk,  this  process  is 
  963.     necessary to re-create the MEMBERS.NDX index file.
  964.  
  965.     Process 3: Re-index a specified file  -  the operator can specify a file 
  966.     name  to  be indexed,  also specifying the index fields and  index  file 
  967.     name.
  968.  
  969.     Process 4:   Names Directory - church, computer parameters  -  a set of 
  970.     operational  parameters is presented on the screen for the operator  to 
  971.     edit.  They are recorded in the MDIRFILE.  See the figure below.
  972.  
  973.     Process 5:   Names  Directory  - Activity Names editing   -  They  are 
  974.     recorded in the MDIRFILE.  See the figure, below.
  975.  
  976.     Process 6:  Printer start-up - initializes printer characteristics
  977.  
  978.     Process 7:   Copy  a file to external format  -  this is required  for 
  979.     setting up information that can be used outside of dBASE,  such as  for 
  980.     word processing or using mail-merge.
  981.  
  982.     Process 8:   Purge MEMBERS file of Inactive People  -  everyone that is 
  983.     marked  full-church  inactive  for at least a year is purged  from  the 
  984.     MEMBERS file, making the file smaller. 
  985.  
  986.  
  987.  
  988.                             Page 3-3
  989.  
  990.  
  991.                Section 3: MPROFILE - Initial MEMBERS File Start-up
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.  
  997.  
  998.                      EDITING STANDARD CHURCH PARAMETERS
  999.     Church name  :Grace Church       :
  1000.     Disk I.D. containing data files  :A :
  1001.     Mailing labels spacing   : 6:     Mailing labels, lines per page   :66:
  1002.     Mailing labels, 1st column       :6 :      - 2nd column  :40:
  1003.     FAMILY ADDRESS UPDATING :Yes :
  1004.     PRINTER SET-UP SPECIAL (ASCII) CHARACTERS :30 06             :
  1005.     Voting age    :18:                    New letter separator :No :
  1006.     Zone Marking  :No :                   Use 9-digit ZIP?     :No :
  1007.     Dates format:          MM/D1 MM/D2 MM/D3 MM/D4 MM/D5 YYYY
  1008.     This month's dates:     3/4   3/11  3/18  3/25       1981
  1009.     This year's dates :     9/1   9/8   9/15  9/22  9/29
  1010.                            10/5  10/12 10/19 10/26
  1011.                            11/2  11/9  11/16 11/23 11/30
  1012.                            12/5  12/12 12/19 12/26
  1013.                             1/2   1/9   1/16  1/23  1/30
  1014.                             2/6   2/13  2/20  2/27
  1015.                             3/4   3/11  3/18  3/25
  1016.                             4/2   4/9   4/16  4/23  4/30
  1017.                             5/7   5/14  5/21  5/28
  1018.                             6/3   6/10  6/17  6/24 
  1019.                             7/1   7/8   7/15  7/22
  1020.                             8/3   8/10  8/17  8/24  8/31
  1021.  
  1022.  
  1023.  
  1024.               Names Directory File Maintenance        8-5-/MCNAMES/
  1025.  
  1026.          This section allows adding and deleting codes and their
  1027.          corresponding names to the Names Directory file.
  1028.  
  1029.          1)  Display / Print the current Names Directory (MDIRFILE)
  1030.          2)  Add a Small Church name
  1031.          3)  Delete an existing Small Church name
  1032.          4)  Add a SP:ACTIVTY name
  1033.          5)  Delete an existing SP:ACTIVTY name
  1034.          6T) Add an OTHER category, with new title
  1035.          6)  Add an OTHER name to an existing category
  1036.          7)  Delete an existing OTHER name/category
  1037.          8)  Add an INTEREST/ABILITY code
  1038.          9)  Delete and existing INTEREST/ABILITY code
  1039.          P)  Purge inactive names out of the NAmes Directory file
  1040.          Q)  QUIT
  1041.  
  1042.          Enter selection :__
  1043.  
  1044.  
  1045.  
  1046.  
  1047.  
  1048.  
  1049.  
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.                             Page 3-4
  1055.  
  1056.  
  1057.                Section 3: MPROFILE - MEMBERS Data Elements Description
  1058.  
  1059.  
  1060.     C.  MEMBERS Data Elements Description
  1061.  
  1062.     The MEMBERS file has multiple records, each having a person's record of 
  1063.     information, as described below. The UPDATE-ADD  function in the UPDATE 
  1064.     process creates new MEMBER records. The UPDATE-CHANGE function accesses 
  1065.     a record  for the computer operator to change,  and  the  UPDATE-DELETE 
  1066.     function deletes an existing record from the file.
  1067.  
  1068.       Name          Type    Number of
  1069.                             characters
  1070.     LAST:NAME         C      15
  1071.     FIRST:NAME        C      14
  1072.     FAMILYCODE        C       9
  1073.     HOME:PHONE        C       9
  1074.     ADDRESS           C      25
  1075.     CITY:STATE        C      20
  1076.     ZIP               C       6
  1077.     ZONE              C       4
  1078.     BIRTHDATE         C      12
  1079.     SPEC:DATES        C      18
  1080.     MEMBSTATUS        C      10
  1081.     OFFERINGEN        N       5
  1082.     WORK:PHONE        C       9
  1083.     SS:SC:MEMB        C       5
  1084.     TEACH:SSSC        C       5
  1085.     SP:ACTIVTY        C      20
  1086.     SKILLS            C      30
  1087.     OTHER             C      24
  1088.     COMMENTS          C      20
  1089.     SSSCATTD          C      59
  1090.     CALLING           C       8
  1091.     DATES             C      10
  1092.                             ---
  1093.                             338
  1094.  
  1095.     FIELD DESCRIPTIONS -              
  1096.  
  1097.     LAST:NAME -  Family's (single person's) last name
  1098.  
  1099.     FIRST:NAME - First name.   Must have First character  capitalized,  and
  1100.                  the rest of the characters in small letters.
  1101.  
  1102.     FAMILYCODE  - 9-character code for a family.  The computer automatically 
  1103.         creates this code from the family information previously entered.
  1104.         FORMAT:  AAABCCCDE
  1105.           AAA = First 3 letters of last name of head-of-household (family)
  1106.           B   = First letter of first name of head-of-household
  1107.           CCC = "001" (a unique identifier of families that have common
  1108.                 (AAAB) letter codes
  1109.           D   = code for position in the family
  1110.                 1 = husband or single man    (either a "1" or a "2" can be
  1111.                 2 = wife or single woman      the head-of-household; this
  1112.                 3 = any boy child             allows for divorcees)
  1113.                 4 = any girl child
  1114.           E   = "M", if married
  1115.  
  1116.     HOME:PHONE - Phone number; e.g. 866-5917
  1117.         Mark an asterisk at the end of the number if in another area code.
  1118.  
  1119.  
  1120.                             Page 3-5
  1121.  
  1122.  
  1123.                Section 3: MPROFILE - MEMBERS Data Elements Description
  1124.  
  1125.  
  1126.       (MEMBERS file, continued)
  1127.  
  1128.     ADDRESS    - Street address, apartment number, box number, ...
  1129.  
  1130.     CITY:STATE - City,  State  - state  may be abbreviated to  2  letters 
  1131.                  Minnesota = MN; Minneapolis = Mpls.
  1132.      
  1133.     ZIP        - 5 digits
  1134.  
  1135.     ZONE       - 4-digits. used as a part of the 9-digit zip code; or can
  1136.                  be used for keeping districts or zones of the membership
  1137.  
  1138.     BIRTHDATE  - MONTH/DAY/YEAR-GRAD;  10/17/47-65 = Oct.  17,  1947,
  1139.                  with year of graduation = 1965.
  1140.  
  1141.  
  1142.     SPEC:DATES - (MM/DD/YY) of baptism/confirmation, followed by (MM/DD/YY)
  1143.                  of wedding anniversary, if married. The two dates are
  1144.                  separated by a comma.
  1145.  
  1146.     MEMBSTATUS - Col. 1: Y=Yes. Any other character means "not a members"
  1147.                  Col.  2:   Mark  "*" as full-church inactive so that  this 
  1148.                  person will not appear on any membership reports; only
  1149.                  contributions accounting. The UPDATE-Full-church inactive
  1150.                  function automatically puts a '*" in this character
  1151.  
  1152.     OFFERINGEN - Offering envelope number.  Used in the MCONTRIB program.
  1153.  
  1154.     WORK:PHONE - (if given)
  1155.  
  1156.     SS:SC:MEMB - A 3-character Small Church (Sunday School) code.  The name
  1157.                  associated with each code is recorded in the MDIRFILE,
  1158.                  under MPROFILE, SET-UP.
  1159.  
  1160.       Examples of codes that might be used are:
  1161.       NUR - Nursery
  1162.       ECH - Early childhood
  1163.       PR1 - Primary, grades 1 - 3
  1164.       PR2 - Primary, grades 4 - 6
  1165.       JRH - Junior High
  1166.       SRH - Senior High
  1167.       COL - College
  1168.       NMA - Newly Married's
  1169.       C-C - Career Church (Singles)
  1170.       C20 - Church 20's
  1171.       C30 - Church 30's
  1172.       C40 - Church 40's
  1173.       C50 - Church 50's
  1174.       C60 - Church 60's
  1175.       C70 - Church 70's
  1176.  
  1177.       Special inactive character: "*" in character 5 designates inactive to
  1178.       the specified Small Church.  The rosters and attendance reports  skip
  1179.       over such people.
  1180.      
  1181.     TEACH:SSSC  - Sunday School or Small Church Teacher/Leader 3-character 
  1182.                   code - same as for SSSC:MEMB.   
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.                             Page 3-6
  1187.  
  1188.  
  1189.                Section 3: MPROFILE - MEMBERS Data Elements Description
  1190.  
  1191.  
  1192.     SP:ACTIVITY - 3-character code for one or more of the following:
  1193.                   Separate activity codes with a comma (no space).
  1194.                   Mark with a double quote (") as separator when person is 
  1195.                   a teacher or leader of the function.  (CC3"DRA,MIS,)
  1196.                   After the last activity code, enter another comma. This 
  1197.                   keeps the sorting accurate.
  1198.  
  1199.       NOTE: Illegal codes or code formats are printed during MACTIVTY file 
  1200.             creation. They are not detected at time of entry.
  1201.  
  1202.       Examples of SP:ACTIVTY codes are:
  1203.       ACH - Adult Choir                STF - Church Staff, Office
  1204.       DRA - Drama                      ELD - Elder
  1205.       ORK - Orchestra/Ensemble         USH - Usher
  1206.       CCH - Children's Choir           NUR - Nursery helpers
  1207.       YHC - Youth Choir                MIS - Missions
  1208.       SPA - Sparks                     AWA - Awanas
  1209.  
  1210.     SKILLS     - 2-character interests/abilities codes, followed by a comma
  1211.                  or double quote (").  Interests/abilities are for those
  1212.                  activities that a person is volunteering to help with that
  1213.                  he/she is not necessarily in now.   Kinds of projects that 
  1214.                  the  church might have are "NC" - neighborhood canvassing, 
  1215.                  "BD" - bus driver, "GC" - grounds clean-up, "OC" - office/
  1216.                  clerical,  etc.  The MSKILLS file is made of everyone that 
  1217.                  designated an interest/ability (same as skills).
  1218.                  The  quote  designates  a person who would  head  up  such 
  1219.                  volunteer work. They are printed at the top on a  one-line
  1220.                  report
  1221.  
  1222.     OTHER    - The name of any special-coded activity or member status that
  1223.       has groups underneath the main group.   These function categories  and 
  1224.       names  in  the categories can be freely added to and omitted from  the 
  1225.       Activity Names  Directory  (MDIRFILE) by performing SET UP.
  1226.       Each person  can be assigned up to  3  "second-level" 
  1227.       activities  (examples given below).   A second-level activity is  any 
  1228.       activity or function which has a category name,  then has an activity 
  1229.       or function sub-name.  For example, "SCH" might stand for school,then 
  1230.       the operator would state a 3-character school code. You say "School = 
  1231.       Kennedy  High" and designate SCH=S06  Kennedy High in  the  MDIRFILE. 
  1232.       Then,  in the MEMBERS file,  SCH is school and S06 stands for Kennedy 
  1233.       Sr.  High School.   In the Small Church two-line report, the operator 
  1234.       can  select  specific OTHER categories that are wanted to be  printed 
  1235.       out. 
  1236.             Examples of OTHER codes are:
  1237.             DIS=NNN (Discipleship level)     SCH=NNN (School)
  1238.             BSG=NNN (Bible study group)      SCD=NNN (School District)
  1239.             BTY=NNN (Blood type)
  1240.  
  1241.     CALLING   - The last date of a pastoral call, as marked by the "P"
  1242.       function of MUPDATE.  The format is YY\MM\DD.  This is updated only by 
  1243.       the "Mark ...  Pastoral Call" function of MPROFILE-Update, and is used 
  1244.       only by the Pastoral Calling process.
  1245.  
  1246.     COMMENTS  - Any text information about a person
  1247.  
  1248.     DATES  - Month  and  year first recorded,  then month and year  of  last 
  1249.       address/phone update
  1250.  
  1251.  
  1252.                             Page 3-7
  1253.  
  1254.  
  1255.                Section 3: MPROFILE  -  MEMBERS Information Editing
  1256.  
  1257.  
  1258.         
  1259.     D.  Membership Information Editing
  1260.  
  1261.     When  having  entered Process 1 from the main menu (Membership  Update), 
  1262.     the  user  is able to make changes to the MEMBERS file  in  four  forms:  
  1263.     ADD,  CHANGE,  DELETE, AND MAKE-INACTIVE.  These functions are initiated 
  1264.     by  entering  an A,  C,  D,  or I/J,  respectively,  at the keyboard  in 
  1265.     response to the first operator screen query.  The figure below shows the 
  1266.     MPROFILE-Update  menu.   The computer performs the  following  functions 
  1267.     from the particular request made:
  1268.  
  1269.  
  1270.               MEMBERS File Update Processes                   1-/ MUPDATE
  1271.  
  1272.  
  1273.             Select one of the following update functions
  1274.           
  1275.          A) Add a new member
  1276.          C) Change a member's information
  1277.          D) Delete a current member
  1278.          I) Mark a current member to be full-church inactive
  1279.          J) Mark a current member to be Small-Church inactive
  1280.          P) Mark today's date as having a pastoral call
  1281.          S) Mark "Special"
  1282.          T) Clear "Special"
  1283.          Q) QUIT
  1284.  
  1285.          Enter selection :__
  1286.  
  1287.  
  1288.  
  1289.       [A]'ADD' - Displays a new screen with MEMBERS field names followed by 
  1290.       a blank  field  to be filled in.   Before this  screen  appears,  the 
  1291.       following  is  displayed,  which  asks the operator  for  the  family 
  1292.       position indicator.  The 2-character code that is entered  determines 
  1293.       the family code of the person being entered,  and allows  association 
  1294.       of this person to other persons to follow or just previously entered.  
  1295.       The  program  automaticaly  generates family codes when a  family  is 
  1296.       initially entered.  You have to edit the code when adding new members 
  1297.       to  a  family that already is started.    Remember that the  first  7 
  1298.       characters of the code must be unique for a particular family.
  1299.  
  1300.                  Adding a new Person to MEMBERS file.
  1301.             Enter person's place in family.
  1302.                [H]ead-of-household,  [M]ember of family,  [S]ingle person,
  1303.                followed by sex designator - 1=Man, 2=Woman, 3-Boy, 4=Girl.
  1304.                Examples:  h1 = man, head-of-household; 
  1305.                           m4 = girl, member of preceeding family
  1306.             Enter two-character code: __
  1307.  
  1308.       Then the operator is asked to first enter the last name,  first name, 
  1309.       and  home  phone  of the new person.  When "Ok" the MEMBERS  file  is 
  1310.       scanned  to check that there isn't already a person by the same  name 
  1311.       (probably is the same person),  before allowing entry of the rest  of 
  1312.       the  data on this person.  If there is a duplicate name,  address and 
  1313.       phone,  the operator is asked whether to edit it or not.  The program 
  1314.       will  not allow entering the same name in twice - you would  have  to 
  1315.       enter something in the name different in order to get it in.
  1316.  
  1317.  
  1318.                             Page 3-8
  1319.  
  1320.  
  1321.                Section 3: MPROFILE  -  MEMBERS Information Editing
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325.  
  1326.  
  1327.  
  1328.  
  1329.  
  1330.  
  1331.  
  1332.  
  1333.  
  1334.  
  1335.  
  1336.  
  1337.  
  1338.  
  1339.  
  1340.  
  1341.  
  1342.  
  1343.  
  1344.  
  1345.  
  1346.  
  1347.  
  1348.  
  1349.  
  1350.  
  1351.  
  1352.  
  1353.  
  1354.  
  1355.  
  1356.  
  1357.  
  1358.  
  1359.  
  1360.  
  1361.  
  1362.  
  1363.  
  1364.  
  1365.  
  1366.  
  1367.  
  1368.  
  1369.  
  1370.  
  1371.  
  1372.  
  1373.  
  1374.  
  1375.  
  1376.  
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.                             Page 3-9
  1385.  
  1386.  
  1387.                Section 3: MPROFILE  -  MEMBERS Information Editing
  1388.  
  1389.  
  1390.       [C] 'CHANGE' - Displays the record of a previously-entered person, so 
  1391.       that address/phone or activity names can be changed on the screen. If 
  1392.       the operator enters a number directly after the "C",  such as "C289", 
  1393.       the computer will consider the number to be a record number, and will 
  1394.       go  straight to it,  entering the UPDATE-EDIT  mode.  Otherwise,  the 
  1395.       name search sequence will be followed.  This requests the operator to 
  1396.       only  enter five of the characters of the intended  name,  which  the 
  1397.       program goes and searches for, then presents the rest of the name and 
  1398.       phone for the operator to OK.  If OK, the UPDATE-EDIT mode is entered 
  1399.       with  this  person's  record of information  presented.   There  is a 
  1400.       special Update parameter that when set to "yes",  enables the feature 
  1401.       of  updating  the addresses of all members in a family  from  editing 
  1402.       just  one  family record.  The message "FAMILY ADDRESS  UPDATING"  is 
  1403.       displayed on the Update-Change screen when this is true.   The result 
  1404.       is  that you do not have to go into each family member's  record  and 
  1405.       change the address - the program will do this for you.  For each name 
  1406.       that you make an address or home phone number change to,  the program 
  1407.       automatically  goes  and finds everyone else with the same last  name 
  1408.       and  family  code (first seven characters,  only)  and  changes their 
  1409.       address  to the new address.   Note that there is a restriction  - if 
  1410.       any family members do not have the same last name as the person being 
  1411.       changed, their address will not get changed.
  1412.  
  1413.       [D] 'DELETE'  - Calls up an operator-designated name,  then flags  the 
  1414.          record  for  permanent deletion (dBASE DELETE  mark  - "*").   This 
  1415.          record  will  then  be omitted from all reports.   When  the  DBASE 
  1416.          "PACK" or "COPY" commands  are  executed,  such a record goes  away 
  1417.          completely.
  1418.  
  1419.       [I]  'MAKE  Small-Church INACTIVE' - Calls up  an  operator-designated 
  1420.         name,  then  marks that name as inactive to the Small Church  he/she 
  1421.         was  in.  He/she  will still be  included in all reports outside  of 
  1422.         the Small Church reports.
  1423.  
  1424.       [M] 'MAKE Full-Church INACTIVE' - Marks full-church-inactive status
  1425.          This  status  is  indicated  by an asterisk "*"  in  column  2  of 
  1426.          MEMBSTATUS field.  All reports except for contributions skip  this 
  1427.          person.  If  this person  is a church member,  or has an  offering 
  1428.          envelope number assigned, he/she will still be included in certain
  1429.          church  reports.   The MEMBERS PURGE process in SET-UP  will  cull 
  1430.          these people out every year.
  1431.  
  1432.       [P]  Mark today's  date (the date you entered DBASE  with)  into  the 
  1433.          pastoral  call date of the specified individual.  The program  will 
  1434.          ask  you the 5-letter abbreviation of a person to be  marked,  just 
  1435.          like  for  a name change.   When it finds the name,  it writes  the 
  1436.          SYSTEM DATE into the CALLING field of MEMBERS for that person.  The 
  1437.          year  part  of the date is shifted to the front to  make  the  sort 
  1438.          order work out in the Pastoral Calling section of MPROFILE.
  1439.  
  1440.       [S]  Mark "Special" - writes "x" in character 9 of MEMBSTATUS.   This 
  1441.          is used by the CSEVENT program,  or you can use it any way you like 
  1442.          to quickly mark a single status for a set of individuals.
  1443.  
  1444.       [T]  Clear "Special" - writes a space over columns 9,10 of MEMBSTATUS.
  1445.          This enables re-use of the Special function.
  1446.  
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.                             Page 3-10
  1451.  
  1452.  
  1453.                        Section 3: MPROFILE  -  Reports
  1454.  
  1455.  
  1456.     E.  MPROFILE Reports
  1457.  
  1458.     To start a report,  first select the report group that you want from the 
  1459.     MPROFILE  Main Menu.   The program takes several seconds to prepare  for 
  1460.     the  report group,  then displays a secondary menu of the  report  group 
  1461.     that you specified. For example, for a Small Church report, the operator 
  1462.     enters  "3" from the MPROFILE Main Menu to access this secondary menu of 
  1463.     report  processes.  The display screen shows the "Small Church  Reports" 
  1464.     Menu.   The  operator selects a report format type from the menu,  then 
  1465.     the computer begins the process that  creates the specified report.
  1466.  
  1467.     The  format  that  reports are printed in is  specified  by  2-character 
  1468.     report  format codes.  A code letter is displayed to the right  of  menu 
  1469.     items  that  make reports to identify the report  format.   The  reports 
  1470.     print  different  data fields of the input file,  and there are  varying 
  1471.     report  layouts.   For example,  when specifying the  OTHER  field,  the 
  1472.     program  will use a certain OTHER name that you specify when  requesting 
  1473.     the report.
  1474.  
  1475.     MPROFILE data is always updated into the MEMBERS file.  This file is the 
  1476.     base for all membership data.   The program needs this data in different 
  1477.     file formats in order to efficiently produce its reports. So sub-program 
  1478.     routines  have  been added which process the MEMBERS file  in  different 
  1479.     ways, creating new secondary files.  The MPROFILE report processes  look 
  1480.     for these file names when starting to make their respective reports.  If 
  1481.     they  are  not  present on the designated data disk,  the  program  will 
  1482.     abnormally terminate,  thinking there is a problem with the program.  So 
  1483.     the  user  ie required to know what report processes use  the  different 
  1484.     secondary files.  These files, once made, are independent of the MEMBERS 
  1485.     file,  The  operator  can perform any file operation on  them,  such  as 
  1486.     copying  them  to different disks.   Thus,  the user can save  them  for 
  1487.     report-making  from  separate  disks or for keeping a  previous  month's 
  1488.     history.  Usually only the MEMBERS file is needed to be saved, since the 
  1489.     secondary files can always be re-generated from MEMBERS.  The files must 
  1490.     always  have  their  associated index  file(s)  saved  with  them.  
  1491.          
  1492.  
  1493.     Full-Church Report menu -
  1494.  
  1495.     Grace Church                                            January 13, 1985
  1496.     DATA DISK = B
  1497.                         FULL CHURCH PROCESSING
  1498.  
  1499.             0)  One-line display
  1500.             1)  All membership information                         [FI]
  1501.             2)  Briefer two-line report                            [TL]
  1502.             3)  One-line report, by offering envelope              [OL]
  1503.             4)  Full-church Directory                              [FD]
  1504.             5)  SPECIAL DATES                               / FCSDATES
  1505.             6)  MAILING LABELS - All members/attenders, by family  [ML]
  1506.             7)  MAILING LABELS - All voting members                [ML]
  1507.             8)  MAILING LABELS - All ovvering envelope numbers     [ML]
  1508.             9)  Full-church attendance marking, reports     / FCATTEND
  1509.  
  1510.               Enter selection : __
  1511.  
  1512.  
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516.                             Page 3-11
  1517.  
  1518.  
  1519.                        Section 3: MPROFILE  -  Reports
  1520.  
  1521.  
  1522.     The  following is a list of reports and their intended function for  the 
  1523.     church.   The first column indicates the operator selections required to 
  1524.     get  the  stated  report,  starting from the  main  MPROFILE  menu,  and 
  1525.     indicating which file will or might be used as input to the report.
  1526.  
  1527.     2-1  [FI]           Main office report of all member information. This
  1528.      MEMBERS            list should not be left out for casual observation.
  1529.  
  1530.     2-2  or 3-2 [TL]    Specific ministries or projects report. If you enter
  1531.                         a slash followed by an OTHER code, that OTHER
  1532.                         function will be included in the report. For example
  1533.                         "2/BSG" will cause the BSG (Bible Study Groups) to 
  1534.                         be printed.  Entering a backward slash plus OTHER
  1535.                         code causes the birthdate and grade in school to be
  1536.                         printed - nice for children's reports ("2\SCH").
  1537.  
  1538.     2-3  [OL]           Report of all offering envelope number assignments.
  1539.                         This is invaluable in seeing open envelope numbers.
  1540.  
  1541.     2-4  [FD]           You can print copies of this for members of the
  1542.                         congregation to have.  The "New letter separator" 
  1543.                         parameter in the Names Directory is recommended.
  1544.  
  1545.     2-5  [OL]           Various special dates to remember, whatever you like
  1546.                         Also, latest update lists so that new attenders are
  1547.                         quickly noticed and contacted by everyone
  1548.  
  1549.     2-6  [ML]           Mailing labels, by family - general church mailings
  1550.                         Note that you can print labels in ZIP code order by 
  1551.                         using the Special Files, Reports processes.
  1552.  
  1553.     2-7  [ML]           Mailing labels, every voting member - church busines
  1554.  
  1555.     2-8  [ML]           Mailing labels, all offering envelope numbers - any
  1556.                         emphasis on giving.  Husband and wife are together.
  1557.  
  1558.     3-1  [TL]  or       Sunday School class leaders.  The OTHER field can be
  1559.     3-2  [OL]           optionally printed for [TL]; example: 2/SCH - school
  1560.  
  1561.     3-3  [2C]           Two-column roster- make copies for each group member
  1562.  
  1563.     3-5 - 3-9           Ministry support
  1564.  
  1565.     4-1 - 4-7           Similar to Small Church reports. 
  1566.  
  1567.     5-1 - 5-4           Make lists of specific interests for project helpers
  1568.                         or for getting people together, by common interests.
  1569.  
  1570.     3-4-1 or 3-4-2      Pass one of these around during classes to have 
  1571.      or 2-9-1           people mark their attendance.  Or have worship 
  1572.                         service ushers mark them.
  1573.  
  1574.  
  1575.  
  1576.  
  1577.  
  1578.  
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.                             Page 3-12
  1583.  
  1584.  
  1585.                        Section 3: MPROFILE  -  Reports
  1586.  
  1587.  
  1588.     After  the operator selects a report name from the menus,  the  MPROFILE 
  1589.     program  makes  several (varying) queries to the  operator,  asking  for 
  1590.     specific  report information.   One or more of the following queries may 
  1591.     be made,  which requires an appropriate response from  the operator.  
  1592.  
  1593.       Enter Small Church code :___   You are to enter an abbreviation for a
  1594.       (or Special Activity/Ability)  Small Church.  The code and name need
  1595.                                      to already be in the Names Directory.
  1596.                                      Only individuals with this Small 
  1597.                                      Church will be included.
  1598.  
  1599.       Does the MSCROST file have     The program is asking the status of the
  1600.       the latest updates from        secondary file MSCROST (or FCMEMBRS /
  1601.       MEMBERS?                       MACTIVTY  / MSKILLS).  Even if present 
  1602.                                      on the data disk, you may want it to be
  1603.                                      updated.   Entering "Y" assumes it is 
  1604.                                      good, otherwise it is made over from
  1605.                                      scratch before the report is printed.
  1606.  
  1607.       Is the Small Church for a      Small Church reports can be made by 
  1608.       married's class?               individual or by couple.  The input 
  1609.                                      file will be MSCROST (individuals) if
  1610.                                      you enter "N" here; otherwise files 
  1611.                                      FCMEMBRS/FCRSCNDX will be used, putting
  1612.                                      the husband's and wife's names together
  1613.  
  1614.       Enter selection criteria :___  A few reports all absolute flexibility
  1615.                                      in selecting which member records are
  1616.                                      to be selected in printing the report.
  1617.                                      You must learn the dBASE arithmetic and
  1618.                                      comparison operators in expressions in
  1619.                                      order to be able to use this.  You can 
  1620.                                      press <RETURN> to select all records.
  1621.  
  1622.     MPROFILE has routines that create each secondary file.  Select Main Menu 
  1623.     process 6 - "Special File Creation, Reports", to access the routines for 
  1624.     secondary file generation.   Processes 6,  7,  8,  and 9 of this  larger 
  1625.     process  create the four secondary files.   The following is the list of 
  1626.     the secondary files made and used in MPROFILE.   The second (and  third) 
  1627.     file name is the index file to the data file.
  1628.        
  1629.       FCMEMBRS /FCMEMBRS, FCRSCNDX - all church families.  
  1630.       An FCMEMBRS record has the husband's, wife's and the children's names, 
  1631.       followed by the home address,  phone,  etc.   Then  the  basic  church 
  1632.       information is given from the head-of-household's record,  such as the 
  1633.       Small Church name. This file is used to make the Full Church Directory 
  1634.       and the Small Church 2-column rosters,  when "married's" is specified.  
  1635.       For  Small Church reports,  the FCRSCNDX file index is attached to the 
  1636.       FCMEMBRS file, which is indexed by Small Church code, then name.  Then 
  1637.       the  husband  and  wife  can  be  shown  together.    Note  that   for 
  1638.       CONTRIBUTIONS processing, the husband and wife are associated together 
  1639.       on statements by their having the same envelope number,  not by having 
  1640.       the  same  family  code.  So  they  may or  may  not  get  a  combined 
  1641.       CCONTRIBUTIONS  statement,  depending  on  whether they use  the  same 
  1642.       envelope for their offerings.   Also,  the children can get their  own 
  1643.       giving  account.  So  offering statements are NOT made by  using  this 
  1644.       FCMEMBRS file.  This file  associates people together into a family by 
  1645.       family code.  
  1646.  
  1647.  
  1648.                             Page 3-13
  1649.  
  1650.  
  1651.                        Section 3: MPROFILE  -  Reports
  1652.  
  1653.  
  1654.  
  1655.       MSCROST /MSCROST  - all people in Small Churches.   
  1656.       This  file  is the basis for tracking members by the  primary  smaller 
  1657.       group  in  the  church that they are placed in,  or choose  to  be  in 
  1658.       (which-ever  is  true for your church).  The MGSCROST  program  module 
  1659.       creates  this  file.  MGSCROST is called from Special  File  Creation, 
  1660.       process (6).   This file contains the Small Church Teachers along with 
  1661.       the regular attenders.   The teachers will be placed at the top of the 
  1662.       file,  and  consequently at the top of the reports.  The program marks 
  1663.       the  teachers with a quote mark in front of the name  which  specifies 
  1664.       "teacher/leader".   The third MPROFILE secondary menu contains reports 
  1665.       that can be made mostly from this MSCROST file.
  1666.  
  1667.       MACTIVTY /MACTIVTY - all people in church Special Activities
  1668.       Activities that a church can specify are discussed in the MEMBERS file 
  1669.       description.   The idea is to include any activity or function that is 
  1670.       church-related,  outside of the Small Church.   For example, Wednesday 
  1671.       night  clubs  are processed in the same manner as the group of  church 
  1672.       elders. This file is created from people who have activities specified 
  1673.       in  their SP:ACTIVTY field of MEMBERS.   The MGSAROST  program  module 
  1674.       creates  this  file.   MGSAROST is called from Special File  Creation, 
  1675.       process  (6).  A  person  will appear in this  file  for  every  valid 
  1676.       SP:ACTIVTY in his/her record.   The MGSAROST module verifies the names 
  1677.       entered,  printing  out  all names not found in the  Names  Directory, 
  1678.       under  "SPAC".   The  fourth  MPROFILE secondary menu  makes  reports, 
  1679.       primarily from this file.   
  1680.         
  1681.       MSKILLS /MSKILLS - all people in Small Churches.
  1682.       Interests/Abilities  that  a church can specify are discussed  in  the 
  1683.       MEMBERS file description.   SKILLS,  or Interests/Abilities (the names 
  1684.       are synonymus) are functions or helper types that people volunteer  to 
  1685.       be  involved  with.   This is in comparison with  Special  Activities, 
  1686.       which  are  activities that people are already active in.  The  church 
  1687.       might designate a set of names,  and 2-character codes for the  names, 
  1688.       to  survey the congregation on,  which describe helper-type  functions 
  1689.       that  people  are needed for.   Office help,  church grounds  keepers, 
  1690.       building maintenance,  bus drivers,  neighborhood canvassing,  drivers 
  1691.       for the handicapped, and other special ministries can all be named and 
  1692.       coded.   This  system is for processing information that  people  give 
  1693.       about  HOW  they  would  like  to  help  with  church  work,  not  for 
  1694.       established functions.  Another way to use this MPROFILE process is to 
  1695.       have  the church survey their congregation about what interests people 
  1696.       have that they might want to share with others.  This process can help 
  1697.       such  members find others with common interests.   This will  increase 
  1698.       spontaneous fellowship.  
  1699.  
  1700.       The  MGIAROST  program module creates the MSKILLS  file,  with  index.  
  1701.       MGIAROST is called from Special File Creation,  process (6).  A person 
  1702.       will  appear  in this file for every valid SKILLS in  his/her  record.  
  1703.       During MSKILLS file generation, the MGIAROST module verifies the names 
  1704.       entered,  printing  out  all names not found in the  Names  Directory, 
  1705.       under  "SKLS".   The  fifth  MPROFILE secondary  menu  makes  reports, 
  1706.       primarily from this file.   
  1707.  
  1708.       NOTE:  There is not a secondary file for the OTHER field information.
  1709.  
  1710.  
  1711.  
  1712.  
  1713.  
  1714.                             Page 3-14
  1715.  
  1716.  
  1717.                        Section 3: MPROFILE  -  Reports
  1718.  
  1719.  
  1720.     F. MPROFILE SPECIAL PROCESS  -  Attendance Marking, Reports
  1721.  
  1722.     MPROFILE can record weekly attendance of individuals in the church, then 
  1723.     report  back various attendance information.  Attendance can be recorded 
  1724.     (marked)  by Full Church (all members,  in alphabetical order),  or by a 
  1725.     selected  Small Church.  The Full Church Attendance system is entered by 
  1726.     selecting 2-9 from the MPROFILE main menu.   The Small Church Attendance 
  1727.     system  is  entered  by  selecting 3-4 from  the  MPROFILE  main  menu. 
  1728.     Attendance is expected to be marked each week.   A  year's  attendance 
  1729.     marking  is gathered in the MEMBERS file before it is cleared,  then set 
  1730.     up for another year.  Attendance is "marked" by the program sequentially 
  1731.     displaying each name on the screen,  allowing the  operator to enter  an 
  1732.     "x" (present) or a space (not present).  The program transfers this mark 
  1733.     to  the particular SSSCATTD field character that is associated with  the 
  1734.     week  that the operator specifies.  When attendance marking is  complete 
  1735.     for the week, the operator goes to the "Add New People"  section,  which 
  1736.     makes MUPDATE-ADDs,  and marking the week's attendance at the same time. 
  1737.     After  this is complete,  the operator can select one or more reports to 
  1738.     be  printed related to attendance.  These can be  - Full  List,  Newly- 
  1739.     Actives, Newly-Inactives, 1st Timers, and 1st Timers, mailing labels.
  1740.  
  1741.  
  1742.     G. MPROFILE SPECIAL PROCESS - Pastoral Calling
  1743.  
  1744.     Pastors  can use this process to get a report of the dates that pastoral 
  1745.     calls  are  made.    The  program  will  save  the  dates,  then  recall 
  1746.     individuals who have not been called in a certain number of months.  All 
  1747.     calls are expected to have been made within a year's span.   The  pastor 
  1748.     or  office worker can ask for pastoral call names to be displayed on the 
  1749.     screen, or to be printed.
  1750.  
  1751.        
  1752.     H.  MPROFILE SPECIAL PROCESS - Special File Creation, Reports
  1753.  
  1754.     The MPROFILE user might find that the reports specified in the MPROFILE 
  1755.     report  menus  do  not include enough selections.   The  "Special  File 
  1756.     Creation,  Reports" menu item,  from the MPROFILE main menu, allows the 
  1757.     user  to specify any existing membership file as a report  input,  then 
  1758.     specify  a selection condition on records in that file that are  wanted 
  1759.     to be included in a report.   One of three different report formats may 
  1760.     be chosen.   Also,  a special file may be created, with optional index, 
  1761.     in preparation for the report proc3ess.   For example,  the Full-Church 
  1762.     mailings  might want to be mailed in ZIP code order,  in order to  save 
  1763.     postage.   The  operator could first have the FCEMBRS  file  (families) 
  1764.     indexed by:  ZIP+LAST:NAME to file index: FZIP.  Then he/she requests a 
  1765.     Mailing  Labels report,  and selects Input File = FCMEMBRS,  and  Input 
  1766.     File Index = FZIP.  The program asks for a selection criteria which can 
  1767.     be  answered  by just pressing <RETURN>,  for ALL.   The  process  then 
  1768.     prints  mailing labels for all families,  in ZIP code order.   You  can 
  1769.     also  create  your own data file for report input.   It must  have  the 
  1770.     field names called by the report process that you use.
  1771.  
  1772.  
  1773.  
  1774.  
  1775.  
  1776.  
  1777.  
  1778.  
  1779.  
  1780.                             Page 3-15
  1781.  
  1782.  
  1783.                        Section 3: MPROFILE  -  Reports
  1784.  
  1785.  
  1786.                         S A M P L E    R E P O R T S
  1787.  
  1788.     [FI]     Grace Church - Full Membership Report    March 1, 1984   Page 1
  1789.  
  1790.  
  1791.     ANDN0014  SC:PR2       Andersen, Ann            TEL:436-7768 WK:635-1443
  1792.      MEMB:N       E#       12514 Fordham Court, Apple Valley, MN 55124  
  1793.      ACTY:SPA,CC2,             OTHER:SCH=001,                1283,0284     
  1794.      283  I/A:CA,SA,                        BD:07/22/73-91 08/22/82,     
  1795.                                                             (comments)
  1796.     ANDN0012M SC:C28  PR2 -Andersen, Patricia       TEL:436-7768 WK:887-3352
  1797.      MEMB:Y       E#  11   12514 Fordham Court, Apple Valley, MN 55124  
  1798.      ACTY: ACH,SPA"            OTHER:SCH=001                 1283,0284
  1799.      284  I/A:                              BD:01/18/56-74 03/22/69,09/21/80
  1800.  
  1801.     ANDN0011M SC:C28      -Andersen, Irvin          TEL:436-7768 WK:429-5649
  1802.      MEMB:Y    ENVL#  11   12514 Fordham Court, Apple Valley, MN 55124
  1803.      ACTY:                      OTHER: BSG=001               1283,0284
  1804.                                             BD:01/18/56-74 06/17/62,09/21/83
  1805.     /\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\
  1806.     ========================================================================
  1807.  
  1808.     [OL]            Church 28           March 21, 1984             Page   1
  1809.          
  1810.     SP.ACTIVITY  Name                Phone     Address                        
  1811.               
  1812.     ORK,      -Irvin Andersen      436-7768  12514 Fordham Court, Appl 55124
  1813.               -Evelyn   Andersen   436-7768  12514 Fordham Court, Appl 55124
  1814.               -Dr. Kenneth Baker   866-6332  2345 Berea Dr., Thriving  55555 
  1815.               -Karen Baker         866-6332  2345 Berea Dr., Thriving  55555
  1816.     ACH,AWA    Arthur Bruns        871-6176  4561 Lyndale Ave S., Mpls 55473 
  1817.                Mary Bruns          865-7682  4561 Lyndale Ave S., Mpls 55473
  1818.               -Leonard Carlson     429-0308  2407 E. 28th St., Mpls, M 55445  
  1819.     ACH,MIS"  -Linda Carlson       429-0308  2407 E. 28th St., Mpls, M 55445 
  1820.                Bev Larson          536-9668  5470 53rd Ave N. Apt 271, 55446 
  1821.  
  1822.     /\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\
  1823.     ========================================================================
  1824.  
  1825.     [TL]     Primary 2 Report                       June 14, 1985    Page  1
  1826.  
  1827.     Birthdate   PHONE      NAME           ADDRESS
  1828.  
  1829.     12/09/76-6 536-0124  Ann Andersen  2231 Fordham Ct, Apple Valley 55125
  1830.        9   SCHOOL: William Carver  DATES:1283,0284  BA:04/22/85,
  1831.  
  1832.     11/24/77-5 536-0124  Barb Andersen 2231 Fordham Ct, Apple Valley 55125
  1833.      291   SCHOOL: William Carver  DATES:1283,0284  BA:04/22/85,
  1834.  
  1835.     04/16/76-6 536-0124  Bill Baker    1422 Abbot Ave, Minneapolis, 55120
  1836.       13   SCHOOL: Benj. Harrison  DATES:1283,0284  BA:           
  1837.  
  1838.     09/22/78-4 536-0124  Mark Potter   1822 Chicago Ave S. Minneapol 55264
  1839.      129   SCHOOL: Andrew Johnson  DATES:1283,0384  BA:06/02/85,
  1840.  
  1841.     /\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\
  1842.     ========================================================================
  1843.  
  1844.  
  1845.  
  1846.                             Page 3-16
  1847.  
  1848.  
  1849.                        Section 3: MPROFILE  -  Reports
  1850.  
  1851.  
  1852.     [AC]                Church 28 Attendance Check List  --  March, 1984
  1853.  
  1854.      Please check the column under today's date and beside your name.  Also,
  1855.      mark any recent change of address or phone number underneath your name.
  1856.      New people, please record your attendance on the last page.
  1857.  
  1858.      03/09 03/16 03/23 03/30  ______________________________________________
  1859.                               Andersen, Evelyn            TEL: 436-7768    
  1860.      _____ _____ _____ _____  12514 Fordham Court, Apple Valley, MN 55124
  1861.          
  1862.                               ______________________________________________
  1863.                               Andersen, Irvin             TEL: 436-7768  WK:
  1864.      _____ _____ _____ _____  12514 Fordham Court, Apple Valley, MN 55124
  1865.  
  1866.                               ______________________________________________
  1867.                               Baker, Karen                TEL: 866-6332  
  1868.      _____ _____ _____ _____  2345 Berea Dr.., Thriving City, MN 55555
  1869.  
  1870.     /\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\
  1871.     ========================================================================
  1872.  
  1873.     [2C]                     Church 28  Roster  - -  March, 1984
  1874.  
  1875.  
  1876.     Andersen, Irvin and Ev   H: 431-7168    Victor, Gene         H: 655-9558  
  1877.     12514 Fordham Court      W: 929-2653    3448 Maple View Dr.  W: 922-3421
  1878.     Apple Valley, MN 55124 hBD: 07/22       Thriving City, MN 55 BD: 11/14
  1879.                            wBD:  3/17
  1880.  
  1881.     Baker, Dr. Ken and Karen H: 866-6332    Warner, Frank and Na H: 826-9943
  1882.     2345 Berea Dr.           W: 876-7593    5330 Grand Ave S.            
  1883.     Thriving City, MN 5555 hBD: 02/22       Mpls, MN 55446                       
  1884.                            wBD: 01/18                                     
  1885.  
  1886.     Carlson, Andy            H: 932-0093    Washburn, George and H: 422-3437
  1887.     1443 Bethlehem Drive     W: 844-5433    5443 Garden Grove          
  1888.     Thriving City, MN 55555                 Apple Valley, MN 5512 hBD: 07/15
  1889.  
  1890.     /\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\
  1891.     ========================================================================
  1892.  
  1893.     [ML]     (Mailing labels for selected Special Activity - Ushers [USH])
  1894.  
  1895.     Dr. Kenneth Baker
  1896.     2345 Berea Dr.
  1897.     Thriving City, MN 55555
  1898.  
  1899.  
  1900.     Sam Chapman
  1901.     8401 W. 101st St.
  1902.     Bloomington, MN 55444
  1903.  
  1904.  
  1905.     Harvey Larson
  1906.     5470 53rd Ave N. Apt 271
  1907.     Mpls,MN 55446
  1908.  
  1909.  
  1910.  
  1911.  
  1912.                             Page 3-17
  1913.  
  1914.  
  1915.                        Section 4  -  CFINANCE 
  1916.  
  1917.  
  1918.     4.  CFINANCE Program Disk
  1919.  
  1920.     CFINANCE is made up of three distinctly independent programs - MCONTRIB, 
  1921.     CFBUDGET,  and CPROPRTY.   The CFINANCE program diskette is loaded into 
  1922.     the  program disk drive,  then the operator enters "DO CFINANCE.CMD" to 
  1923.     get the starting menu.  The operator may also enter "DO  MCONTRIB.CMD",
  1924.     or "DO CFBUDGET.CMD", or "DO CPROPRTY.CMD" to start a specific program, 
  1925.     directly.  Each program has its own data files and Names Directory.
  1926.  
  1927.  
  1928.     4:1  MCONTRIB - Membership Contributions Processing
  1929.      
  1930.     The  MCONTRIB  section of CFINANCE records contribution amounts  (church 
  1931.     offerings) into the CONTRIB file,  then reports back the information  in 
  1932.     several  forms.   There  are  three primary set-up  parameters  used  by 
  1933.     MCONTRIB:  the recording basis - monthly or quarterly; the contributions 
  1934.     category  names,  and  the number of offering envelopes that  have  been 
  1935.     issued. The operator performs initial MCONTRIB Set-Up to establish these 
  1936.     parameters  in  the  MCONTRIB  Names  Directory  file  - CDIRFILE.   The 
  1937.     MCONTRIB  program  comes with a set of parameter values in the  CDIRFILE 
  1938.     that  match the sample data file,  used by the Tutorial.   The  operator 
  1939.     learns  MCONTRIB  usage,  then changes these parameters to  reflect  the 
  1940.     local church environment.   For example, offering categories "Missions", 
  1941.     "Local",  "Building",  and  "Designated"  might be changed  to  "Local", 
  1942.     "Missions", "Departments", and "Designated",  with  the fourth  category 
  1943.     assigned to accept Special Accounts for "Organ Fund" and "Building". The 
  1944.     program  would  now use the new names in  its  field  descriptions.  The 
  1945.     CDIRFILE will receive and track totals for offerings made to the Special 
  1946.     Accounts.  Initial  MCONTRIB set-up also involves creating a new CONTRIB 
  1947.     file  containing  the  same  number of records  as  there  are  offering 
  1948.     envelopes. This number is another Names Directory parameter. Each record
  1949.     contains  fields  for each offering category and for each  week  of  the 
  1950.     period  - month or quarter.   There are also fields for a single pledged 
  1951.     amount for the year,  and for specifying a Special Account fund for  the 
  1952.     Designated  field  (last  offering category,  when the  Special  Account 
  1953.     option  is  enabled).   The giving amounts in the  category  fields  are 
  1954.     initially  all blank ($ 0.00).  At the end of the period,  the  operator 
  1955.     creates file CONTRIBX,  which will contain new year-to-date totals,  and 
  1956.     zeroed  weekly  amounts.   Year-to-date totals and pledged  amounts  are 
  1957.     cleared at the end  of the year.
  1958.  
  1959.     MCONTRIB Main Menu -
  1960.                                                             July 22, 1985
  1961.                 CHURCH CONTRIBUTIONS ENTRY AND REPORTING        1-/MCONTRIB/
  1962.  
  1963.       1) Perform a new month initialize                           /MCONINIT/
  1964.       2) Perform weekly entering of church offerings              /MCONINPU/
  1965.       3) Generate end-of-period office report of all offerings    /MCONREPT/
  1966.          plus create the new next-period file CONTRIBX            
  1967.       4) Create the new next-period file CONTRIBX                 /MCONREPT/
  1968.       5) Generate individual offering statements                  /MCONSTAT/
  1969.       6) Direct Display/Editing of the CONTRIB file               /MCONFILE/
  1970.       7) Contributions Analysis                                   /MCANALYS/
  1971.       8) Special Funds Processing                                 /MCSFUNDS/
  1972.       9) Set Up                                                   /MCOSETUP/
  1973.  
  1974.       Enter selection :__
  1975.  
  1976.  
  1977.  
  1978.                                    Page 4-1
  1979.  
  1980.  
  1981.                       Section 4:1  CFINANCE, MCONTRIB
  1982.  
  1983.  
  1984.     A. Description of main MCONTRIB processes
  1985.  
  1986.     1)  New month initialize - This process transfers  (renames) the tempor-
  1987.     ary file CONTRIBX to become the main file called CONTRIB.   Year-to-date 
  1988.     totals  are  carried from the previous period for each envelope  number. 
  1989.     The second step of this operation queries the operator for the dates  of 
  1990.     the Sundays of the up-coming month/quarter.
  1991.  
  1992.     2)   Weekly entry of church offerings - This process asks  the  operator 
  1993.     for  the number of the week that contribution amounts are being  entered 
  1994.     into,  then requests envelope numbers for entry of offering amounts. For 
  1995.     example,  April  16  would be week 3 of the second quarter.   The  user-
  1996.     specified category names are displayed,  followed by blank fields to  be 
  1997.     filled in.   The program records the amounts entered,  one envelope at a 
  1998.     time,  in the order that the operator enters envelope numbers.  When the 
  1999.     operator  wants  to  end  a "page",  he/she enters "P" in  place  of  an 
  2000.     envelope  number and the computer stops and prints a one-page report  of 
  2001.     that  page of contributions (only if "Print Contributions  pages  during 
  2002.     entry" parameter is on), then goes to its second page. The operator just 
  2003.     enters  contribution  amounts in the order that he/she gets  the  actual 
  2004.     envelopes  from the offering.  The operator may at any time end a  page, 
  2005.     then  go back and review/edit amounts on that page of envelope  numbers. 
  2006.     When  the  program advances to another page,  the previous  sequence  of 
  2007.     envelope  numbers  is  lost - the offering amounts remain  only  in  the 
  2008.     CONTRIB file.   After all contributions have been entered,  a display of 
  2009.     the amount totals is given. This weekly summary has also been printed on 
  2010.     the last contributions entry page.  
  2011.  
  2012.     3)  a) Prints an end-of-month summary report of each envelope that gave.
  2013.         b) Create the temporary file CONTRIBX, with new year-to-date totals.
  2014.     This  is  then  available for Process 1,  initialize for  a  new  month/ 
  2015.     quarter,  but only after the operator has backed up the CONTRIB file and 
  2016.     printed the offering statements, when desired.
  2017.  
  2018.     4)   Create  the  temporary file  CONTRIBX,  carrying  new  year-to-date 
  2019.     totals. (Same as process 3.b, above, by itself)
  2020.  
  2021.     5)  Generate individual offering statements.   These are for mailing  to 
  2022.     congregation members,  especially at the end of the year.   It shows all 
  2023.     giving amounts for each category and each week.  The name and address on 
  2024.     this  statement  are positioned to be at the location of  a  transparent 
  2025.     mailing envelope window,  if the church wishes to use such for statement 
  2026.     mailings.   A standard note can optionally be entered (a Names Directory 
  2027.     parameter),  to be printed on the bottom of each statement.
  2028.  
  2029.     6)  Direct  Display/Editing  of  the CONTRIB  file.   This  allows  the 
  2030.     operator  to directly view and/or edit individual contribution  records, 
  2031.     enabling  quick  checking  of what is directly recorded in  the  CONTRIB 
  2032.     file.  The  operator  can look at one,  or a group  of  envelopes.   Any 
  2033.     editing that is performed is done outside of the weekly totaling  system 
  2034.     in  Process  2 (the CONTRIB file totals will become different  from  the 
  2035.     totals from Process 2).
  2036.  
  2037.     7)   Enter PLEDGED amounts - a single pledged amount may be entered  for 
  2038.     selected CONTRIB record (envelope number) for the year.  This figure may 
  2039.     optionally  be printed on the member statement,  and is used in  CONTRIB 
  2040.     summary reports. 
  2041.  
  2042.  
  2043.  
  2044.                                    Page 4-2
  2045.  
  2046.  
  2047.                       Section 4:1  CFINANCE, MCONTRIB
  2048.  
  2049.  
  2050.     8)  Contributions Special Funds and Analysis - gives statistical reports 
  2051.     of  contributions.   Reports  can  be made for all members,  or  from  a 
  2052.     variety of selected members, such as a certain top percentage of givers.
  2053.        
  2054.     9)  CONTRIB Set Up - 
  2055.           1)  Start a new CONTRIBX file - This is done during initial start-
  2056.           up only.  The end-of year (12th month) automatically clears the 
  2057.           CONTRIBX file on its own.
  2058.           2) Edit the Names Directory parameters -  see paragraph 3, below. 
  2059.           3) Assign Special Fund Names  - see paragraph 3, below.
  2060.        
  2061.  
  2062.     B. Special Fund processing
  2063.  
  2064.     Churches like to set up accounts for special projects, such as buying an 
  2065.     organ,  or  maybe  a special Christmas offering for  needy  people.  The 
  2066.     church  may  be  asking its members to participate in the  giving  in  a 
  2067.     particular  way,   different  from  normal  giving.    MCONTRIB   allows 
  2068.     identification  of  such  funds,  then  entry of amounts  from  the  4th 
  2069.     offering category to any of a number of funds you may have active.   The 
  2070.     operator enters the fund names into the Names Directory, then prints out 
  2071.     the  single-character code and associated name for each of these  funds.  
  2072.     During contributions entry, and when an envelope has an amount specified 
  2073.     to  a Special Fund,  just enter the single-character code for that  fund 
  2074.     right next to the 4th offering category amount.  The program will record 
  2075.     this amount in the Special Funds section of the CDIRFILE, along with the 
  2076.     envelope number and date of giving.   Later,  totals can be asked for of 
  2077.     any or all Special Funds.   There is one limitation to this system - you 
  2078.     can enter only one Special Fund amount for a single envelope in a  week.  
  2079.     This  probably will be good for most giving,  but if you have  envelopes 
  2080.     who  assign  their  giving to more than one Fund,  you have to  do  some 
  2081.     manual work to keep the amounts straight.  Keep a sheet of paper next to 
  2082.     you  during  contributions entry,  then whenever an  envelope  indicates 
  2083.     contributions for more than one Fund, record each Fund amount on  paper.  
  2084.     Total  them and enter this total into offering category 4  under  Fund = 
  2085.     "-".  This is always a valid Fund code.  When you are done with entering 
  2086.     the  regular  giving,  go  into the Special  Fund  editing  process  and 
  2087.     manually enter the individual amounts of such envelopes into each  Fund.  
  2088.     This  will allow the totals for the Special Funds to be  accurate.   One 
  2089.     other  program  weak area is - if you change an  amount  when  reviewing 
  2090.     envelopes  at  the  end of a page,  a Special Fund amount will  not  get 
  2091.     changed  in  the  Special Fund file.   You need to manually  change  the 
  2092.     amount  there if ever they become  different than the amount  originally 
  2093.     entered.
  2094.  
  2095.     After weekly entry of contributions amounts,  and after any Special Fund 
  2096.     changes  have  been  made to specific  envelope  numbers,  the  operator 
  2097.     performs the "Contributions Special Funds Processing" process, selecting 
  2098.     sub-process "8) Compute Special Fund Totals".   This process is required 
  2099.     to  update the totals for each Special Fund in the CDIRFILE.   Then  you 
  2100.     can  select process "9) Display Special Fund amounts," which  shows  you 
  2101.     these totals plus (optionally) all contributors this period.   The  next 
  2102.     month/quarter update process totals all new Special Fund entries for the 
  2103.     period  and  adds the amount to any previous total,  giving a new  Grand 
  2104.     Total.  The current period total is reset to 0.00. The last end-of-month 
  2105.     processing for the year brings each Special Fund Grand Total over to the 
  2106.     next  year.  You  can add,  edit,  and delete any Special Fund  and  any 
  2107.     contribution to a Special Fund at any time.
  2108.  
  2109.  
  2110.                                    Page 4-3
  2111.  
  2112.  
  2113.                       Section 4:1  CFINANCE, MCONTRIB
  2114.  
  2115.  
  2116.        
  2117.     C. Names Directory parameters -
  2118.     Grace Church                 Your church's name
  2119.     Data files disk: B           The disk drive for your CONTRIB data file.
  2120.     Days of the month: (1984)    The assigned dates of the Sundays in the
  2121.                                  current month/quarter.
  2122.     Contrib.Statements period:Qu  You can enter "Month" or "Quarter" here.
  2123.     Number of OFF.envelopes: 200  Enter the number of envelopes you gave out
  2124.     Print  contrib.pages?  Yes   "Yes" tells the program  to  print  the 
  2125.                                  contribution  amounts after each page of 60 
  2126.                                  or less envelopes.
  2127.     OFF.statements form? No      "Yes" causes the individual statements to 
  2128.                                 omit the church name and other header words.
  2129.                                 The church can order special letter-head for
  2130.                                 printing its statements on.
  2131.     Pledging notice? Yes         "Yes" causes the pledged amount to be 
  2132.                                 printed on the individual statements.
  2133.     Offering categories:   (names of the offering categories of your church)
  2134.     Enable Special Funds?  Yes  Turns on the ability to record  a  Special 
  2135.                                 Fund for any amount in the 4th category
  2136.     Pledged category: 2         The recorded pledged amount is to be 
  2137.                                 compared against the 2nd category.  If left
  2138.                                 blank, pledged is against the totals.
  2139.     Seasonal adjustment values -
  2140.       Enter a percentage figure for each month of the year, indicating
  2141.       distribution weight the months have.  All "87" means you expect an
  2142.       equal amount of offerings for each of the 12 months of the year, which 
  2143.       is  highly  unlikely.   The statistical report uses these  numbers  to 
  2144.       figure how much is normal to have received up to any particular month.
  2145.  
  2146.  
  2147.     [CO]                        G R A C E    C H U R C H
  2148.                                   Contribution Record    
  2149.     ////
  2150.               Irvin and Evelyn Andersen                  DATE       03/29/84
  2151.               12514 Fordham Court                        Envelope Number  11
  2152.               Apple Valley, MN 55124
  2153.     ////
  2154.                         Local    Missions     Building  Designated     Total
  2155.  
  2156.               3/2   $   20.00   $   10.00    $    0.00  $   5.00 D $   55.00
  2157.               3/16  $   20.00   $   30.00    $    0.00  $   0.00   $   60.00
  2158.               3/23  $    0.00   $    0.00    $    0.00  $  15.00 B $   15.00
  2159.  
  2160.     Monthly Total   $   40.00   $   40.00    $    0.00  $  20.00   $  130.00
  2161.     Year-to-date    $  120.00   $   170.00   $   80.00  $ 425.00   $  425.00
  2162.  
  2163.     /\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\
  2164.     ========================================================================
  2165.  
  2166.     [CS]        Grace Church Contributions Analysis          August 30, 1985
  2167.                                                     
  2168.         NAME                  phone     pledged   given    expected  amount
  2169.                                                  to-date   to-date   behind
  2170.     Wilson, George and Mary  866-5432   2100.00  1200.00   1400.00   200.00
  2171.     Williams, Rod            876-2468   3000.00  2000.00   2000.00     0.00
  2172.     Young, Jane              344-2095    600.00   600.00    400.00  -200.00
  2173.     -----------------------------------------------------------------------
  2174.  
  2175.  
  2176.                                    Page 4-4
  2177.  
  2178.  
  2179.                       Section 4:1  CFINANCE, MCONTRIB
  2180.  
  2181.  
  2182.        TOTALS                          72600.00  42239.50 48400.00  5160.50
  2183.     4:2  CFBUDGET - Church Budget Manager (Accounts Payable)
  2184.  
  2185.     This program section receives financial expenditures,  then tracks their 
  2186.     values  and  totals in relation to budgeted and received  amounts.   The 
  2187.     program  uses the file ACCOUNTS,  which will contain account  department 
  2188.     names  and totals.   Under the totals are specific account  expenditures 
  2189.     associated with each of the departments.  The expenditures are by month, 
  2190.     so that at the end of each month, the amounts are updated with the year-
  2191.     to-date totals,  then new expenditure amounts can be entered.  There can 
  2192.     be up to 9 departments,  specified by the user,  and each department can 
  2193.     have  up  to 15 accounts.  From the  Department  Summaries  screen,  the 
  2194.     operator enters Department budgeted amounts.  The screen shows the total 
  2195.     actual Received amounts and Expenditures versus budgeted.  The  operator 
  2196.     adds  new  Department names,  then goes into the  Accounts  entry/update 
  2197.     where  amounts  to  be paid can be posted  under  the  Departments.  The 
  2198.     Accounts Updating screen shows the current expenditures in the  ACCOUNTS 
  2199.     file  under a specified department,  then allows the operator to  change 
  2200.     the  amount budgeted,  the amount to be paid now,  and the amount newly-
  2201.     owed this month.  The screen shows all accounts, and all figures related 
  2202.     to  the accounts on the screen at the same time.   For example,  you can 
  2203.     keep a written sheet of all amounts paid to an account during the  month 
  2204.     as you go, then total it at month end.  Enter only the total amount into 
  2205.     the computer ACCOUNTS file.   As changes are made,  the related  amounts 
  2206.     are changed.  The screen can be printed to save the values shown. At the 
  2207.     end of the year, the accounts are cleared and a new year's file created.   
  2208.  
  2209.                    CHURCH BUDGET MANAGER              1-/CFBUDGET/
  2210.  
  2211.          1)  View/edit the church budget                       /CFBUDGMO/
  2212.          2)  Enter Church Received Amounts, by Department      /CFBRECVD/
  2213.          3)  Print checks that have been posted                /CFBUDGPC/ 
  2214.          4)  Post accounts with amounts to be paid             /CFBUDGPC/
  2215.          5)  Display payment amounts that were posted on a specified date
  2216.          6)  Start a new month's budget                        /CFBNEWMO/
  2217.          7)  Start a new year's account
  2218.          8)  Print/Display the history of accounts, year-to-date
  2219.          9)  Set Up
  2220.  
  2221.          Enter selection :__
  2222.  
  2223.  
  2224.     The  author  makes  no  hesitation to explain that this is  not  a  full 
  2225.     accounting system.   The most basic restriction is that there is only an 
  2226.     opportunity to make one payment per account, per month.  There are a lot 
  2227.     of standard bills which require no more,  but there are  other  accounts 
  2228.     that you probably will have more than one monthly payment.  This program 
  2229.     just  does not cover that much,  it is made for smaller budgets or  for 
  2230.     partial accounting  use  in  conjunction  with  some  operations  done 
  2231.     manually. You can make more than one file at a time, with accounts data, 
  2232.     though, to extend the capabilities of CFBUDGET.  See the full Manual.
  2233.  
  2234.                     Editing rules:    
  2235.       1.  After entering/editing amounts, always return back to the CFBUDGET 
  2236.           menu,  in  order  to have the computer save all  the  amounts  you 
  2237.           entered. The ACCOUNTS file will not be completed with the updating 
  2238.           until you have done this.
  2239.       2.  Do not use commas in entering dollar amounts. For example, $4,234
  2240.  
  2241.  
  2242.                                    Page 4-5
  2243.  
  2244.  
  2245.                     Section 4   CFINANCE, CFBUDGET
  2246.  
  2247.  
  2248.           is wrong; it should be $4234.
  2249.        
  2250.     A.  Description of main CFBUDGET Processes 
  2251.  
  2252.     Process 1:  View/edit the church budget  -  Displays the ACCOUNTS
  2253.       Department  summaries,  then allows accessing a specific Department to 
  2254.       see and edit amounts to be paid under specific accounts.   The screens 
  2255.       shown  in  the figures below illustrate   how  the  computer  performs 
  2256.       automatic  totaling of the right-hand "balance" column and the bottom-
  2257.       line accounts summaries after any editing of   specific  amounts.  The 
  2258.       "projectd BALANCE ON-HAND" figure will always be your cash on-hand if 
  2259.       you always enter all income and expenditures.  The "C" near the end of 
  2260.       the Account names indicates carry this account over to the next month.  
  2261.       Otherwise  it  will be dropped,  allowing room   for a new  one.   You 
  2262.       enter  the "C" as well as the mailing address (for check  writing)  of 
  2263.       the Account when performing "Add a new Account".
  2264.  
  2265.     Process 2:  Enter Church Received Amounts, by Department  -  Allows
  2266.       entry and editing of up to 7 received amounts for each Department, 
  2267.       displaying the totals along with any receivables on-hand at the end
  2268.       of the previous month. This is needed for accurate BALANCE figures.
  2269.       The screen shows received-amount totals for the year plus any 
  2270.       received amount not used at the end of the previous month.
  2271.  
  2272.     Process 3:  Print checks that have been posted  -  Causes any Account
  2273.       records marked to be check posted (C) to have a check printed for the 
  2274.       Account name, in the format specified in the Set-Up parameters.
  2275.       An address will also be printed, when given.  The check is recorded 
  2276.       in the ACCOUNTS file with a "*", with today's date.
  2277.  
  2278.     Process 4:  Post Accounts with amounts to be paid - Amounts are posted 
  2279.       as having been paid (without printing a check) when they have a "P"
  2280.       as the post character.  The "P" becomes a "*", and today's date is 
  2281.       recorded.
  2282.  
  2283.     Process 5:  Display payment amounts that were posted on a specified date
  2284.       The  operator  enters  a date,  such as the  current  date,  then  the 
  2285.       computer displays any accounts that had an amount posted on that date.
  2286.  
  2287.     Process 6:  Start a new month's budget  -  Performs a new-month update
  2288.       of the ACCOUNTS file.  This adds all posted amounts in each account of
  2289.       the Departments, together with the previous year-to-date amounts, to 
  2290.       create a new year-to-date total amount spent by the Department.  The 
  2291.       Receivables are similarly added together to create a new cash-on-hand 
  2292.       value, by Department.  All expenditures and Receivables fields are 
  2293.       cleared.  The process makes file ACCOUNTX, then at the end allows it 
  2294.       to be renamed to be the regular ACCOUNTS file.
  2295.  
  2296.     Process 7:  Start a new year's account  -  Clears all amount fields to
  2297.       zero, including the year-to-date totals.  Uses file ACCOUNTZ.DBF.
  2298.  
  2299.     Process 8:  Display the history of accounts, year-to-date  -  Displays
  2300.       the ACCOUNTS file in Department order, for the operator to look at,
  2301.       directly.
  2302.  
  2303.     Process 9:  Set  Up   -  Allows  operator-entry  of  church  financial 
  2304.       parameters, such as the check printing format.
  2305.  
  2306.  
  2307.  
  2308.                                    Page 4-6
  2309.  
  2310.  
  2311.                     Section 4   CFINANCE, CFBUDGET
  2312.  
  2313.  
  2314.     B. Screen Displays
  2315.        
  2316.     Department Summaries screen                            October 4, 1984
  2317.             Grace Church Monthly Budget - by Department
  2318.  
  2319.                         year-   current  current  current  current  projectd
  2320.          Department    to-date   month  received   month    month    BALANCE
  2321.                         actual   budget  balance   actual  projectd  ON-HAND
  2322.                                                                          
  2323.     1  Utilities       3333.00   780.00  1083.00     0.00     0.00   1083.00
  2324.     2  Sunday School   7465.54   400.00  2650.00    45.00     0.00   2605.00
  2325.     3  Pay Roll       33223.00  4000.00  6544.00  3800.00  2700.00     44.00
  2326.     4  Office           872.34  1200.00   800.00   940.00   700.55   -840.44
  2327.                       --------  -------  -------  -------  -------   -------
  2328.                       44893.88  6380.00 11077.00  4785.00  3431.55   2892.56
  2329.  
  2330.          Select  [O]wed editing      [A]dd a Department     [R]eport
  2331.                  [E]dit a Department [D]elete a Department  [Q]uit   :_E_
  2332.  
  2333.  
  2334.     Accounts Updating screen                               October 4, 1984
  2335.               Grace Church Monthly Budget for: Sunday School Classes
  2336.  
  2337.          Account             paid   previous     new     to be
  2338.                            this yr    owed       owed     paid      Balance
  2339.          
  2340.     A Nursery               600.00     0.00    322.58    400.00       77.42
  2341.     B Primary - 1          2330.00   100.00    600.00    400.00 P  - 300.00
  2342.     C Primary - 2          1400.00     0.00    320.46    320.46 *      0.00
  2343.     D Junior High           680.00     0.00     80.00    200.00     -120.00
  2344.     E Senior High          1800.00     0.00     40.80     20.00     - 20.80
  2345.     F Adult - 1             328.00     0.00    100.00     60.00     - 40.00
  2346.     G Adult - 2             200.00     0.00      0.00      0.00        0.00
  2347.                           --------  -------   -------   -------     -------
  2348.                            7338.00   100.00   1463.84    600.00    - 403.38
  2349.  
  2350.     Select  [O]wed editing   [A]dd a new Account       [R]eport
  2351.             [P]aid editing   [D]elete existing Account [Q]uit   :__
  2352.  
  2353.  
  2354.     When  making individual account entries,  initially you will "Add a  new 
  2355.     Account".  This  function  asks for an Account name and mailing  address 
  2356.     (optional), then allows entry of an amount to be paid immediately.  When 
  2357.     done Adding, the operator can perform "Owed editing" and "Paid editing".
  2358.     There  is a special posting character next to each "to be paid"  figure.  
  2359.     Any of the following may be entered for it -
  2360.       " "  If you are entering tentative figures, just leave the posting 
  2361.            character blank.  The program will use it in tentative totals, 
  2362.            only.  You can change it later to "P" or "C".
  2363.       "P"  This amount will be posted, no check, the next time you perform
  2364.            Process 4: "Post Accounts ...".  After posting, the posting 
  2365.            character becomes "*P", and is included in the permanent totals.
  2366.       "C"  Post by printing a check. This function is the same as "P",except
  2367.            that posting is performed by printing a check for the Account. 
  2368.       "*"  This  Account  has previously been marked (P  or  C),  then  the 
  2369.            posting process is performed, which permanently records payment 
  2370.            of this account for this period.   Note that you cannot edit this
  2371.            account later (until next month/quarter).
  2372.  
  2373.  
  2374.                                    Page 4-7
  2375.  
  2376.  
  2377.                  Section 4:3  CFINANCE, CPROPRTY
  2378.  
  2379.  
  2380.        
  2381.     4:3  CFINANCE, CPROPRTY - Church Property Manager
  2382.  
  2383.     This  program  section receives information about property owned by  the 
  2384.     church and prints out various reports about its status and  value.   The 
  2385.     program uses file CPROPRTY, which contains all the property information. 
  2386.     The  operator  may add new records,  then edit old records  of  property 
  2387.     data.   This is a simple program,  which just receives property data and 
  2388.     reports it back,  with little processing performed on it.  
  2389.  
  2390.     Grace Church                                           January 12, 1985
  2391.     DATA DISK = B                                          
  2392.                         CHURCH PROPERTY MANAGER              3-/CPROPRTY/
  2393.  
  2394.          1)  Add/edit church property items                    /CPRUPDAT/
  2395.          2)  Property full report
  2396.          3)  Property financial summary, by type
  2397.          4)  Property checked out
  2398.          5)  Property due for service
  2399.          6)  Property short reports
  2400.               6A)  by item name
  2401.               6B)  by item type
  2402.               6C)  by "used by"
  2403.               6D)  by location
  2404.               6E)  by "received by"
  2405.          7)  Start a new CPROPRTY file
  2406.          8)  Re-index the CPROPRTY file
  2407.          9)  Change the Names Directory (BDIRFILE)
  2408.  
  2409.          Enter selection :___
  2410.  
  2411.      
  2412.     The CPROPRTY program uses the BDIRFILE as its Names Directory.   This is 
  2413.     the same file as used for the CFBUDGET program section.   It is  updated 
  2414.     from  process "9) Change the Names Directory (BDIRFILE)".   The CPROPRTY 
  2415.     file is created from the CPROPRTX file, when starting new.  Process -
  2416.       "1) Add/edit church property items" enters/edits property records.
  2417.     Processes  "2"  - "6"  give various  property  information  reports, as 
  2418.     specified in the CPROPRTY main menu.   
  2419.  
  2420.  
  2421.     January 22, 1984                                            Page 1
  2422.                     Church Property Report,  full information
  2423.  
  2424.     Church Building     TYPE: building     LOCAT: site         USER:
  2425.         SERVICE:        COST: $     -     RECVD:      04/01/72  BRAND:
  2426.     #   1 STATUS       VALUE: $ 240000.00   OUT: 
  2427.  
  2428.     computer,Morrow MD5 TYPE: office       LOCAT: room C-2     USER: Jane
  2429.         SERVICE: 870120 COST: $   2000.00 RECVD:Anderson 04/72  BRAND: Morro
  2430.     #   4 STATUS:      VALUE: $   1800.00   OUT: 
  2431.  
  2432.     IBM Typewriter      TYPE:office equip  LOCAT:office        USER:Mary
  2433.         SERVICE: 850101 COST: $    720.00 RECVD:Mark - 04/01/78 BRAND:IBM
  2434.     #   2 STATUS:      VALUE: $    600.00   OUT:
  2435.  
  2436.  
  2437.  
  2438.  
  2439.  
  2440.                                    Page 4-8
  2441.  
  2442.  
  2443.                               Section 5:  CUTILITY  
  2444.  
  2445.  
  2446.     5. CUTILITY
  2447.  
  2448.     This program set is independent from the other programs of CPROFILE. All 
  2449.     CUTILITY program modules and working files are on one program diskette.  
  2450.     Inside  CUTILITY  are six independent programs,  each having  their  own 
  2451.     program  modules and data files.   The only thing that is common to them 
  2452.     is the starting menu.  Each program can be started from the main menu or 
  2453.     from  entering  "DO  progname.CMD"  (substitute  the  program  name  for 
  2454.     "progname").   This  further implies that the individual programs can be 
  2455.     separated from each other onto separate disks, if desired.  Each program 
  2456.     has its own individual Set Up process,  with a specific Names Directory.  
  2457.  
  2458.     The  Book  Library Manager and Music Library  Manager  programs  operate 
  2459.     exactly like the Cross Reference program.   No instructions are given as 
  2460.     to their operation.  You just enter Book/Music data under the  different 
  2461.     program call-up; the operation of the programs will be exactly the same. 
  2462.     The programs create a different data file set on the data disk, and show 
  2463.     different names to the displays and reports.
  2464.  
  2465.                                                            C P R O F I L E
  2466.                                                             by WaterWares
  2467.                                                          version 1.3 Sept,85
  2468.                        CHURCH UTILITY PROGRAMS
  2469.          
  2470.  
  2471.          1)  Article CROSS_REFERENCE program               /CROSSREF/
  2472.          2)  Church Book Library Manager                   /CLIBRARY/
  2473.          3)  Church Music Library Manager                  /MUSICLIB/
  2474.          4)  Church Tape Library Manager                   /CTAPELIB/
  2475.          5)  Church Special Events Manager                 /CSEVENT /
  2476.          6)  Church Survey Processor                       /CSURVEY /
  2477.  
  2478.          Select one of the above operations ("Q" = quit) :
  2479.  
  2480.  
  2481.  
  2482.  
  2483.  
  2484.  
  2485.  
  2486.  
  2487.  
  2488.  
  2489.  
  2490.  
  2491.  
  2492.  
  2493.  
  2494.  
  2495.  
  2496.  
  2497.  
  2498.  
  2499.  
  2500.  
  2501.  
  2502.  
  2503.  
  2504.  
  2505.  
  2506.                                    Page 5-1
  2507.  
  2508.  
  2509.                Section 5:  CUTILITY, CROSSREF 
  2510.  
  2511.  
  2512.     5:1.  CROSSREF
  2513.                              
  2514.     CROSSREF  is  a  program section which receives and  catalogs  reference 
  2515.     article  abstracts,  then  allows  the operator to  recall  articles  by 
  2516.     subject  name.   The operator enters an article title  (any  information 
  2517.     source) and an article reference or publication name and date,  followed 
  2518.     by up to four 60-character lines of abstract text about the article.  As 
  2519.     many  as  8 keywords (subjects) related to  this   article,   are   then 
  2520.     identified.   The   CROSSREF  program  records  the  abstract  and  each 
  2521.     keyword.  After some article abstracts have been entered,  the user then 
  2522.     can  go  into  the "Recall Selected Subject" section and call out all  / 
  2523.     selected  articles  on  any subject he/she  has  previously  identified. 
  2524.     Displays or reports can also be obtained of the CROSSREF data by Author, 
  2525.     Title,  and Location.   The user's CROSSREF files can be as large as the 
  2526.     disk can hold,  up to a maximum of 65,000 article keywords (maybe 10,000 
  2527.     to 20,000 actual article abstracts,  depending on the number of keywords 
  2528.     identified).
  2529.  
  2530.  
  2531.     CROSSREF Main Menu
  2532.  
  2533.     DATA DISK = B                                         September 23, 1985
  2534.                              C R O S S R E F                   1-/CROSSREF/
  2535.                                                                
  2536.  
  2537.          Makes and Recalls Reference Article Summaries
  2538.  
  2539.  
  2540.          1) Enter new Reference Articles                       /REFERNTR/
  2541.          2) Recall all Articles by a selected SUBJECT          /REFSELCT/
  2542.          3) Display all Articles in SOURCECODE order           /REFLIST /
  2543.          4) Display the CROSSREF Subject INDEX                 /REFDXLST/
  2544.          5) Display the Reference Codes-Names                  /REFCDSPL/
  2545.          6) Update the Reference Codes-Names                   /REFCODES/
  2546.          7) Change/Delete an existing Reference Name           /REFCHNGE/
  2547.          8) SET UP                                                       
  2548.  
  2549.          Enter selection :
  2550.  
  2551.  
  2552.     A.  CROSSREF SET UP
  2553.  
  2554.     The Set Up process assists in performing the following functions -
  2555.       1) Build new CROSSREF Article files - clears any existing data files
  2556.     that might be on the data disk and makes new ones: 
  2557.       REFERNCE.DBF, REFERNCE.NDX;  REFINDEX.DBF, REFINDEX.NDX, REFINDKW.NDX
  2558.     You want to do this after performing the Tutorial to start new files.
  2559.       2) Re-index existing CROSSREF files - if the Library / Library index
  2560.     word files get out of sequence, this process will fix them.
  2561.       3) Names Directory Editing - Allows changing the default data disk 
  2562.     drive letter, as found in the Names Directory file (UDIRFILE).
  2563.  
  2564.  
  2565.  
  2566.  
  2567.  
  2568.  
  2569.  
  2570.  
  2571.  
  2572.                                    Page 5-2
  2573.  
  2574.  
  2575.                Section 5:  CUTILITY, CROSSREF 
  2576.  
  2577.  
  2578.     B. CROSSREF Processes
  2579.  
  2580.     CROSSREF contains the following Processes, as selected from the menu.
  2581.         
  2582.       1)  ENTER NEW REFERENCE ARTICLES
  2583.       A  screen  of Title (5 fields),  Abstract (4 lines),  and Keywords  (8 
  2584.       phrases)  fields is presented to the user for filling in.  All  fields 
  2585.       are  displayed  and filled in together.   Pressing  ctrl-W  terminates 
  2586.       entry  mode,  causing the  writing  of one record of information  into 
  2587.       file REFERNCE, as just entered.  Then one  record is written into file 
  2588.       REFINDEX for each Keyword that was identified.
  2589.  
  2590.         TITLE   :How the Largest Church Got that way         :
  2591.         AUTHOR  :Paul Yonggi Cho  :    LOCATION :Room 5, K42 :
  2592.         SOURCE - pu mmm dd yy   page
  2593.                 :CT-Feb 12 84   p154:  pu=publication, mmm=month (3 char's)
  2594.                                        dd=day,  yy=year,  page=page number
  2595.  
  2596.     ABSTRACT :Central Gospel Church in Seoul, Korea (Assemblies of God),   :
  2597.              :has a membership estimated at 350,000. Growing at a rate of  :
  2598.              :10,000 members / month, it is predicted that the membership  :
  2599.              :will top 500,000 within a few years.                         :
  2600.  
  2601.     KEYWORDS   :evangelism         :      :Korea               :
  2602.                :international      :      :Assemblies of God   :
  2603.                :church growth      :      :                    :
  2604.                :cell groups        :      :                    :
  2605.  
  2606.  
  2607.       The following is a description of the REFERNCE file fields -
  2608.          TITLE - The title (name) of your reference article, whether it is a 
  2609.          magazine  article title,  a book title,  or a group of  information 
  2610.          from your own study.  The size is 60 characters.
  2611.          AUTHOR  - The person who wrote the article, gave the speech, etc.
  2612.          LOCATION - An abbreviation for the location where the article is
  2613.          found or stored.
  2614.          SOURCE  - The Reference/Publication code, plus a particular section 
  2615.          or area of the Reference, such as the starting page number.  The 2-
  2616.          character  Ref/Pub.  code must have been previously recorded in the 
  2617.          REFERNCE file,  using process "6".   Also,  each reference source 
  2618.          code must be unique from all other reference codes used. Otherwise, 
  2619.          you will not be able to access the second reference.   You can make 
  2620.          a  source code unique by entering a unique letter at the end of the 
  2621.          page number.  Example:  CT-Mar 22 85 p241.
  2622.          The date  of the specific Reference/Publication has  the  following 
  2623.          format -
  2624.            MMM DD YY    MMM = month (3-character abbreviation)
  2625.                         DD  = day
  2626.                         YY  = year
  2627.            Each  field (MMM,DD,YY) must be in the right character  position.  
  2628.            For example - :Jan 22 84:.  Omitting the day part causes the year 
  2629.            to be read from the 2 digits after the month; for example, Jan 84
  2630.          ABSTRACT  - four 60-character fields of highlight information
  2631.          KEYWORD - eight 20-character fields of Subjects or Keywords.  These 
  2632.            words are put into the REFINDEX file as the Subject Index.
  2633.  
  2634.  
  2635.  
  2636.  
  2637.  
  2638.                                    Page 5-3
  2639.  
  2640.  
  2641.                Section 5:  CUTILITY, CROSSREF 
  2642.  
  2643.  
  2644.       2)  RECALL ALL ARTICLES BY A SELECTED SUBJECT.
  2645.       This selection causes the process to display/print article information 
  2646.       associated  with a selected subject.   A query is displayed asking  if 
  2647.       you want the text displayed with the reference.   Entering "Y" enables 
  2648.       the  process  to  display the article abstract along  with  the  TITLE 
  2649.       information.  Then the following query is displayed -
  2650.          "Enter a search subject :
  2651.       The  operator enters "evangelism"  (as an example).
  2652.       Here  the user identifies a subject name (Keyword) that has been  used 
  2653.       in  articles  previously entered.   The display screen  then  displays 
  2654.       references for all articles containing the specified subject. Entering 
  2655.       an ampersand (&) at the end of a subject causes the process to display 
  2656.       another  query for a second search subject.   Only articles with  both 
  2657.       subjects would then be displayed.
  2658.  
  2659.                          CROSSREF Subject Search
  2660.          
  2661.          Do you want the text displayed with the reference? :y
  2662.          Enter a search subject :freedom
  2663.  
  2664.                    Subject is "freedom"                    September 22,1984
  2665.  
  2666.       freedom of religion   CT-May 1884, p231
  2667.               The Separation of Church and State    (Editorial)
  2668.                    The First Amendment says two things about the exercise 
  2669.                    of religion.  Let's not put them in conflict.  
  2670.                    The "free exercise" clause has run into conflict
  2671.                    with its establishment clause.
  2672.  
  2673.       3)  Article Reports
  2674.       Selecting this process enables any of the following displays/reports -
  2675.         1. Display all/selected articles in SOURCECODE order.
  2676.         2. Display all/selected articles by LOCATION
  2677.         3. Print Article LOCATION report
  2678.         4. Display all/selected articles by TITLE
  2679.         5. Print Article TITLE report
  2680.         6. Display all/selected articles by AUTHOR
  2681.         7. Print Article AUTHOR report
  2682.  
  2683.       The complete REFERNCE file is displayed in Reference/Pub code order.
  2684.  
  2685.       4)  DISPLAY THE INDEX OF SUBJECTS
  2686.       All  subjects  (keywords)  are  displayed,  with  their  corresponding 
  2687.       article   reference  names.   This is a display of the REFINDEX  file, 
  2688.       using  the  REFINDKW file index.    This display looks similar  to  an 
  2689.       index in the back of a  text book or reference manual,  where an index 
  2690.       word is printed,  followed by all the places it appears.  The user can 
  2691.       use it to see what  subject names  have already been entered.   It  is 
  2692.       good  to  try  to  match  new subjects  to  old,  as  this  will  keep 
  2693.       associations tighter.
  2694.  
  2695.       5)  DISPLAY THE REFERENCE CODES - NAMES
  2696.       The two-character reference codes and their corresponding Reference or 
  2697.       Publication Names are displayed in alphabetical order.   For  example, 
  2698.       Christianity  Today  is assigned the code "CT".  (All  references  are 
  2699.       assigned a 2-character code to be referenced by.)
  2700.  
  2701.  
  2702.  
  2703.  
  2704.                                    Page 5-4
  2705.  
  2706.  
  2707.                Section 5:  CUTILITY, CROSSREF 
  2708.  
  2709.  
  2710.       6.  UPDATE THE REFERENCE CODES - NAMES
  2711.       The operator is asked for new Reference codes and corresponding names. 
  2712.       These   are  then  allowed  to  be  used  in  Article  abstract  TITLE 
  2713.       information.   The  code  is  to be a 2-character  code,  unique  from 
  2714.       previously-entered codes.   Caps and small letters may be used  - they 
  2715.       are different codes to this section of the program.   The name that is 
  2716.       to be associated with the code is any name, up to 20 characters.
  2717.  
  2718.       7)  CHANGE/DELETE AN EXISTING REFERENCE NAME
  2719.       Changes the abstract information and article keywords to a previously-
  2720.       entered  article  abstract.   The screen shows the entry just  as  you 
  2721.       originally made it, then allows you to type over the text, changing it 
  2722.       as you like.  Then it stores it away with the new text and keywords as 
  2723.       you just entered, in place of the old entry.
  2724.          
  2725.       8. Build a new Empty File 
  2726.       Build  new  reference  article and article index files  that  have  no 
  2727.       entries in them.   User can use a freshly-formatted diskette. The DATA 
  2728.       Disk must be set tp the disk unit you desire for your data. This might 
  2729.       be desired for starting a new year, or a new set of subjects.
  2730.  
  2731.       9. Re-build the current file indexes
  2732.       Re-indexes the REFERNCE and REFINDEX data files. This process does NOT 
  2733.       check to see that the keywords in REFERNCE file are all in REFINDEX.   
  2734.  
  2735.  
  2736.  
  2737.  
  2738.     5:2. CLIBRARY  Church Book Library - operates just like CROSSREF.
  2739.  
  2740.     This  process operates exactly like CROSSREF,  only it uses a  different 
  2741.     set  of  data  files  and it has different titles in  its  displays  and 
  2742.     reports.  The data files are:  
  2743.       CLIBRARY.DBF, CLIBRARY.NDX;  CLIBINDX.DBF, CLIBINDX.NDX, CLIBINKW.NDX
  2744.     The library location becomes an important field for Church library use.
  2745.  
  2746.  
  2747.     5:3. MUSICLIB  Church Music Library - operates just like CROSSREF.
  2748.  
  2749.     This  process operates exactly like CROSSREF,  only it uses a  different 
  2750.     set  of  data  files  and it has different titles in  its  displays  and 
  2751.     reports.  The data files are:  
  2752.       MUSICLIB.DBF, MUSICLIB.NDX;  MUSINDEX.DBF, MUSINDEX.NDX, MUSINDKW.NDX
  2753.  
  2754.  
  2755.  
  2756.  
  2757.  
  2758.  
  2759.  
  2760.  
  2761.  
  2762.  
  2763.  
  2764.  
  2765.  
  2766.  
  2767.  
  2768.  
  2769.  
  2770.                                    Page 5-5
  2771.  
  2772.  
  2773.                Section 5:  CUTILITY, CTAPELIB
  2774.  
  2775.  
  2776.     5:4  CUTILITY,  CTAPELIB
  2777.  
  2778.     CTAPELIB records information about recorded  messages in a  file  called
  2779.     TLABELS.  The program records this information, then allows the operator 
  2780.     to  request  one  or more cassette-formatted labels to be printed  of  a 
  2781.     specific  message.   The  operator can also request a print-out  of  all 
  2782.     message records in the TLABEL file,  in reverse-date order.  
  2783.  
  2784.     CTAPELIB main menu
  2785.  
  2786.     DATA DISK = B                                             August 8, 1984
  2787.                         TAPE LABELS Program                    4-/CTAPELIB/
  2788.  
  2789.                   1.  Enter new labels
  2790.                   2.  Print labels
  2791.                   3.  Edit an existing label
  2792.                   4.  Print a report of all existing labels, by date
  2793.                   5.  Create a new, empty TLABELS file
  2794.                   6.  Set Up
  2795.  
  2796.                   Enter selection: __
  2797.  
  2798.     A. TLABELS file structure
  2799.  
  2800.       TITLE    (40,40)   This is two lines of 40 characters each
  2801.       TEXT     (40)      Scripture text for the Sermon
  2802.       SPEAKER  (30)      Preacher's name
  2803.       SERIES   (5)       A code for a group of messages
  2804.       DATE     (10)      Date of the message: MM/DD/YY,T
  2805.                          This means  2-digit number for month, plus /
  2806.                               then   2-digit number for day,   plus /
  2807.                               then   2-digit number for year,  plus ,
  2808.                               then   an "M" for morning, or "E" for evening
  2809.       DATESORT (9)      Sort index, by reverse-date order. The program fills
  2810.                         this field in automatically from the DATE field.
  2811.  
  2812.     The  operator requests the program to retrieve a TLABELS record  by  the 
  2813.     DATE field.   The operator enters the date as originally  entered.   The 
  2814.     program  looks it up,  then displays or prints the information that  was 
  2815.     asked for.  
  2816.        
  2817.  
  2818.     2. CTAPELIB Processes
  2819.  
  2820.     Process 1:   Enter new labels
  2821.     This  process will give the operator a screen showing the fields of  the 
  2822.     TLABELS  record.  The  operator  can fill in the label fields  with  new 
  2823.     message information.   If the second title field is used,  it should not 
  2824.     begin  in the middle of a word.   The date is used as the sort key  when 
  2825.     printing all label records, sorted in reverse-date order (latest date is 
  2826.     first).
  2827.  
  2828.  
  2829.  
  2830.  
  2831.  
  2832.  
  2833.  
  2834.  
  2835.  
  2836.                                    Page 5-6
  2837.  
  2838.  
  2839.                Section 5:  CUTILITY, CTAPELIB
  2840.  
  2841.  
  2842.     Process 2:   Print labels
  2843.     This process is what the user is primarily after - printing one or  more 
  2844.     labels   of  message  titles.    The  program  asks  for  the  following 
  2845.     information:
  2846.       Enter the date designator of the label you desire.
  2847.       Date designator format: MM/DD/YY,T (month/day/year,time)
  2848.                             : __/__/__ _
  2849.  
  2850.             _________________________________________________________
  2851.           /                                                           \
  2852.          |               Riding the Storm-Tossed Waves                 |
  2853.          |               Matthew 8: 23-27       08/16/84 M             |
  2854.          |               Rev. Henderson                                |
  2855.          |                                                             |
  2856.          |                ___                        ___               |
  2857.          |              /     \                    /     \             |
  2858.          |             :   x   :                  :   x   :            |
  2859.          |              \     /                    \     /             |
  2860.          |                ---                        ---               |
  2861.          |                                                             |
  2862.          |                                                             |
  2863.          |                                                             |
  2864.          |                                                             |
  2865.          |_____________________________________________________________|
  2866.  
  2867.  
  2868.     Process 3:   Edit an existing label
  2869.     This  process  lets  you  enter a label date (all  your  dates  must  be 
  2870.     unique),  then the computer finds its label and displays its data on the 
  2871.     screen  for you to change.   Just type over the characters,  making  the 
  2872.     information different as you need to.   When complete, press <ctrl-W> to 
  2873.     complete the change.   Enter "Y" to the question "Another? " only if you 
  2874.     have  more  labels to change;  otherwise,  just press <RETURN>  to  this 
  2875.     question, and you are done.
  2876.  
  2877.     Process 4:   Print all existing labels, by date, on the printer
  2878.     This  process  gives you a report of all label records you have  in  the 
  2879.     TLABELS file.  It asks only one question, as follows:
  2880.        Enter a starting label date, or press <retn> for all __
  2881.  
  2882.     Process 5:   Create a new, empty TLABELS file
  2883.     This  process  is the first one you want to do after  you  have  learned 
  2884.     program operation well enough from the sample TLABELS file.   It creates 
  2885.     a  clean  TLABELS file that has no label records in it yet.   This  will 
  2886.     clear  any existing TLABELS.DBF file that you may already have  on  your 
  2887.     data disk.   So if you have been working on a TLABELS file that is good, 
  2888.     save  it  first  by either temporarily renaming it to a  different  file 
  2889.     name, or copy it to a different disk.
  2890.  
  2891.     Process 6:  Set Up
  2892.     This process allows editing of the Names Directory (UDIRFILE) parameters 
  2893.     as follows -
  2894.       DATA DISK letter
  2895.       Tape Labels, LINES PER PAGE
  2896.       Tape Labels, spacing between labels
  2897.       Tape Labels, 1st column
  2898.  
  2899.  
  2900.  
  2901.  
  2902.                                    Page 5-7
  2903.  
  2904.  
  2905.                       Section 5:  CUTILITY, CSEVENT
  2906.  
  2907.  
  2908.     5:5.  CSEVENT - Church Special Event Manager 
  2909.  
  2910.     This  program  section  keeps  track of all information  related  to  a 
  2911.     special  event  you are planning.   Information is recorded  for  event 
  2912.     attenders  in a file named MEMBERSE,  as carried over from the  MEMBERS 
  2913.     file  of MPROFILE.   Information about Finances,  Class  Sessions,  and 
  2914.     available Equipment is added to this MEMBERSE file.  The EDIRFILE keeps 
  2915.     information  specifically  related  to  Lodging/Room/Bed   assignments, 
  2916.     Transportation  assignments,  and Session codes.   This information  is 
  2917.     cross-written  into the MEMBERSE file but controlled from the  EDIRFILE 
  2918.     editing processes - "3",  and "5" from the main CSEVENT menu.   A third 
  2919.     file,  SESSFILE,  can  be created to contain records of individuals  in 
  2920.     each  Session.   Full-screen  displays are quickly obtained of  current 
  2921.     assignments in each information category.  Editing is then performed on 
  2922.     the information shown on  the screen,  as requested by the operator.
  2923.     You  should note that the CSEVENT program tracks individuals  attending 
  2924.     the  event,  and not couples or families.   If you want to  record  two 
  2925.     people  together,  you  can  enter both their names in  the  FIRST:NAME 
  2926.     field.   Then all accomodations and sessions would have to be the  same 
  2927.     for both people.
  2928.  
  2929.     Career Church Fall Retreat                              July 4, 1985
  2930.     DATA DISK = B
  2931.                      CHURCH SPECIAL EVENT MANAGER           3-/CSEVENTS/
  2932.  
  2933.             1)  Event Attender Names                          /CSEUPDAT/
  2934.             2)  Financial                                     /CSEFINAN/
  2935.             3)  Lodgings                                      /CSELODGE/
  2936.             4)  Sessions                                      /CSESSION/
  2937.             5)  Transportation                                /CSETRANS/
  2938.             6)  Equipment                                     /CSEQUIPT/
  2939.             7)  Reports                                       /CSEREPTS/
  2940.             8)  Set Up                                        /CSESETUP/
  2941.  
  2942.             Enter selection :
  2943.  
  2944.  
  2945.     2. CSEVENT Start-up
  2946.  
  2947.     Process  "8"  of  the  CSEVENT main menu sets up the  proper  files  for 
  2948.     starting  a new Event.  The operator first edits a copy of  the  MEMBERS 
  2949.     file  from  MPROFILE,  marking all person's names that will  attend  the 
  2950.     Event  as "Special" from the MPROFILE Update process.   The MEMBERS file 
  2951.     and  index are then to be copied to a new disk,  which is inserted  into 
  2952.     the disk drive designated as the "data disk". Then, with the program and 
  2953.     data  disks  in  their proper drives,  the operator is  ready  to  start 
  2954.     building the MEMBERSE and EDIRFILE  files with  Event  data.   
  2955.     Perform the following functions in preparation for Event processing -
  2956.       "1" - Create initial Event Names Directory (EDIRFILE)  
  2957.       "2" - Edit  the Special Event basic information  in  EDIRFILE  
  2958.       "3" - Create  initial  MEMBERS file from MEMBERST.   This  copies  the 
  2959.       MEMBERST file from the program disk to file MEMBERSE on the data disk.  
  2960.       You  now have both the MEMBERS and MEMBERSE files on the  data disk. 
  2961.       "4" / "5" / "6"  -  These processes lead the operator through defining 
  2962.       abbreviations (codes) for Lodging,  Session, and Transportation names, 
  2963.       then Adding, Changing and Deleting names and assignments.
  2964.       "7"  Display / Print Special Event Reports
  2965.       "8"  /  "9" - Re-index the MEMBERSE or EDIRFILE files 
  2966.  
  2967.  
  2968.                                    Page 5-8
  2969.  
  2970.  
  2971.                       Section 5:  CUTILITY, CSEVENT
  2972.  
  2973.  
  2974.  
  2975.     3.  Editing Event Attender names
  2976.     The operator enters "1" from the CSEVENT main menu to perform editing on 
  2977.     individual  MEMBERSE  records.   This  process  begins  by  reading  and 
  2978.     displaying  the Lodging and Transportation codes that have been  entered 
  2979.     into the Names Directory (EDIRFILE).   
  2980.  
  2981.       Process M  - finds any name in MEMBERS that has an "x" in column 9 of 
  2982.       the  MEMBSTATUS  field,  then copies its record over to  MEMBERSE.
  2983.       After  this process has copied the member data,  it goes to  each  new 
  2984.       record  and  requests that the fields unique to the Special  Event  be 
  2985.       filled in.  These fields are -
  2986.          ROOM       - Lodging/Room/Bed assignments
  2987.                       The  assignment  is to be in a Lodging that  has  been 
  2988.                       previously named in the EDIRFILE, and a Room/Bed that
  2989.                       is not currently assigned to anyone.
  2990.          SESSIONS   - Class or session codes (not edited at this time)
  2991.          TRANSPOR   - Transportation assignments
  2992.                       The assignment is to be a 5-character Transportation
  2993.                       code from codes listed in the EDIRFILE - "TRAN=....."
  2994.          EQUIPMENT  - Event special equipment
  2995.       This  process  will  read  and copy up to 60 names at  a  time  before 
  2996.       beginning the sequence of editing the 4 Event fields for each name. 
  2997.       If there are more,  the first 60 are processed,  then the MEMBERS file 
  2998.       is scanned more, starting where it left off, until all names have been 
  2999.       copied over to the MEMBERSE file. 
  3000.  
  3001.       Process A  - the operator enters new name records into MEMBERSE.  
  3002.  
  3003.       Process C  - asks the operator to identify a person in  the  MEMBERSE 
  3004.       file,  then  allows  editing  the  non-controlled  data  values.   
  3005.  
  3006.       Process D  -  asks the operator to identify a peson in  the  MEMBERSE 
  3007.       file, then marks that name as DELETED from the file.  
  3008.  
  3009.  
  3010.     4.  CSEVENT Financial Management
  3011.  
  3012.     The  Financial  aspect  of the CSEVENT program involves  recording  and 
  3013.     tracking the Event fee that is charged to each attender.   If you  want 
  3014.     to track expenditures, also, use the CFBUDGET program on  the  CFINANCE 
  3015.     diskette.   It will work fine,  if you just create a separate disk  for 
  3016.     your  data  from  what its normal use might be.   The  CSEVENT  program 
  3017.     accepts three money figures into its data when first recording a name.
  3018.         AMOUNT  -  the cost of the event for each individual; may vary from
  3019.                    person to person
  3020.         PAID1   -  an amount a person pays as a first payment;  followed by 
  3021.                    the date of this payment
  3022.         PAID2   -  an amount a person pays as a later payment;  followed by 
  3023.                    the date of this second payment
  3024.     The computer calculates the amount-due from the above figures as -
  3025.          AMOUNT minus (PAID1 + PAID2)
  3026.     This amount is not stored in the data - it is calculated at the time of
  3027.     making  any  report that needs it.   CSEVENT Process 2 is a very  simple 
  3028.     process  that  just  displays everyone in one of  two  categories  - all 
  3029.     attenders, with their financial status; attenders who still owe money.
  3030.  
  3031.  
  3032.  
  3033.  
  3034.                                    Page 5-9
  3035.  
  3036.  
  3037.                       Section 5:  CUTILITY, CSEVENT
  3038.  
  3039.  
  3040.     5.  CSEVENT Lodging Process
  3041.  
  3042.     The  CSEVENT Lodging section displays and allows editing of the  Special 
  3043.     Event  Lodging assignments.   A Lodging is identified by an  8-character 
  3044.     identifier  of a particular Building,  Room,  and Bed,  followed by  the 
  3045.     person's name that is assigned to it. The form is -
  3046.             ROOM=LLL RRRR (last name)  (first name)
  3047.         LLL - 3-character identifier of a Building or section of a Building
  3048.         RRRR - 4-character identifier of a room and bed in this Building.
  3049.     The operator enters the Lodging process by entering "3" from the CSEVENT 
  3050.     main  menu.   The  program  then  asks  for a  specific  Lodging  to  be 
  3051.     identified,   showing   which   lodgings  are  present.    The   process 
  3052.     operates  on only one Lodging at a time.   If you enter the  3-character 
  3053.     Lodging identifier directly after the "3",  you will go straight to that 
  3054.     Lodging,  bypassing  the query.   
  3055.  
  3056.     The following functions perform all necessary operations in editing  the 
  3057.     program-controlled  Lodging/Room/Bed and name  assignments. 
  3058.  
  3059.         ADD A NAME - locates a specified Room/Bed assignment,  then  adds  a 
  3060.       person's name to the record in the EDIRFILE.  
  3061.         CHANGE  ROOM/BED CODE - moves a person from one Room/Bed  assignment 
  3062.       to another,  the second Room/Bed being either new or unassigned.  When 
  3063.       your new Room/Bed code is more than 5 characters,  the program assumes 
  3064.       you  have  entered  the 3-character  Lodging  code,  followed  by  the 
  3065.       Room/Bed code,  which it then processes.   
  3066.         DELETE  A  NAME - finds a specified Room/Bed code in  the  EDIRFILE, 
  3067.       then  deletes  the name from the record,  and from  the  corresponding 
  3068.       record  in  the MEMBERSE file.   Optionally allows deleting the  whole 
  3069.       Room/Bed record in the EDIRFILE for the specified Room/Bed code.
  3070.         VERIFY  ALL  ASSIGNMENTS - reviews the names  associated  with  each 
  3071.       assignment,  then displays and clears any assignment from the EDIRFILE 
  3072.       that do not match what is in the MEMBERSE file.  
  3073.         PRINT REPORT OF THIS SCREEN - Sends the data displayed on the screen 
  3074.       to  the printer.   
  3075.         SCREEN  DISPLAY  AGAIN  - clears  the  screen  and  re-displays  the 
  3076.       EDIRFILE  names  and Room/Beds for this Lodging,  to include  any  new 
  3077.       edits.
  3078.  
  3079.  
  3080.     6.  CSEVENT Sessions Process
  3081.  
  3082.     The  CSEVENT  program  can  keep track of as many  as  8  session  name 
  3083.     assignments per person in the MEMBERSE file.  There can be an unlimited 
  3084.     number of different session names to select from.   Session identifiers 
  3085.     are  5-character codes,  identified in the Names Directory  (EDIRFILE).  
  3086.     The  operator enters a series of such codes into the SESSIONS field  of 
  3087.     MEMBERSE  record  when processing Event Attender  names.   The  session 
  3088.     codes  and corresponding names are to be entered into the EDIRFILE from 
  3089.     the  CSEVENT Set Up process before they can be used in the  data.   The 
  3090.     program  uses them to create a secondary file,  named  SESSFILE,  which 
  3091.     identifies each Session of each person in the MEMBERSE  file.   CSEVENT 
  3092.     process 6 is where the SESSFILE is created.   The same process displays 
  3093.     all names  assigned  to any particular  Session.   Process  7, Reports, 
  3094.     displays the names of everyone in all Sessions.  
  3095.  
  3096.  
  3097.  
  3098.  
  3099.  
  3100.                                    Page 5-10
  3101.  
  3102.  
  3103.                       Section 5:  CUTILITY, CSEVENT
  3104.  
  3105.  
  3106.     7.  CSEVENT Transportation Process
  3107.  
  3108.     The  CSEVENT  Transportation section displays and allows editing of  the 
  3109.     Special  Event Transportation assignments.  A mode of Transportation  is 
  3110.     identified by a 5-character code,  followed by the person's name that is 
  3111.     assigned to it. The form is -
  3112.             TRAN=XXXXX (last name)  (first name)
  3113.        XXXXX - 5-character identifier of a Transportation source
  3114.     The operator enters the Transportation process by entering "5" from  the 
  3115.     CSEVENT main menu.   The program then asks for a specific Transportation 
  3116.     to  be  identified,  showing which  Transportations  are  present.   The 
  3117.     process operates on only one Transportation at a time.  If you enter the 
  3118.     5-character  Transportation identifier directly after the "5",  you will 
  3119.     go straight to that Transportation,  bypassing the query.   
  3120.  
  3121.  
  3122.     8. Equipment processing
  3123.  
  3124.     This is a simple process that just indexes the MEMBERSE file by Equip-
  3125.     ment name, then displays everyone that has indicated some equipment.
  3126.     The display is in Equipment name order;  that is,  the MEMBERSE file is 
  3127.     first indexed  by the EQUIPMENT field, then all names with something in 
  3128.     this field are listed.  The program will save the index file (MEMEQUIP)
  3129.     that is created, only until your next Attender Names editing process,
  3130.     at which time it will erase this index file.
  3131.  
  3132.  
  3133.     9.  CSEVENT Reports
  3134.  
  3135.     The figure, below, shows what reports are possible from the  reports 
  3136.     section of CSEVENT,  from selecting Process 7 of the CSEVENT main menu.
  3137.     Basically, they are for each major category of information.  
  3138.  
  3139.             1)  Full-Information Report
  3140.             2)  Two-line Report
  3141.                   1.  All Attenders
  3142.                   2.  Attenders that owe money
  3143.             3)  Mailing Labels
  3144.             4)  Financial Summary
  3145.             5)  Sessions
  3146.             6)  Lodgings
  3147.             7)  Transportation
  3148.  
  3149.  
  3150.  
  3151.  
  3152.  
  3153.  
  3154.  
  3155.  
  3156.  
  3157.  
  3158.  
  3159.  
  3160.  
  3161.  
  3162.  
  3163.  
  3164.  
  3165.  
  3166.                                    Page 5-11
  3167.  
  3168.  
  3169.                       Section 5  CUTILITY, CSURVEY 
  3170.  
  3171.  
  3172.     5:6.  CSURVEY - Church Survey Processing 
  3173.  
  3174.     The  Church  Survey  Processing  program  receives  survey  data  about 
  3175.     individuals  from a MEMBERSS file and reports back a summary of  survey 
  3176.     results.   The MEMBERSS file is derived from the main MEMBERS file from 
  3177.     MPROFILE.   Survey  information is recorded in file CSURVEY.DBF,  which 
  3178.     contains  up to 59 questions,  each having 1 to 8  possible  responses. 
  3179.     Questions  may be either True/False,  or multiple-choice,  with  answer 
  3180.     names  pre-determined.   Such  questions  may have  only  certain,  set 
  3181.     answers,  or  may be member opinion-type questions,  where  the  church 
  3182.     desires  to know the views or attitudes of the members being  surveyed.  
  3183.     CSURVEY  processing of the answers involves computing the total  number 
  3184.     of  members giving any particular answer to each question,  then giving 
  3185.     the  percentage  of  this  number versus the  total  number  of  people 
  3186.     answering the survey.
  3187.  
  3188.     CSURVEY can  process up to 59 questions in one MEMBERSS file.   You  can 
  3189.     just make more copies of the CSURVEY program/data disks if you have more 
  3190.     questions to process.   The program  will validate the answers  entered, 
  3191.     but  only  from one set of answer characters for  all  questions.   Each 
  3192.     answer is to be indicated by a single letter or number.
  3193.  
  3194.  
  3195.     Grace Church    
  3196.     DATA DISK = B                                         January 26, 1985
  3197.                              C S U R V E Y                  6-/CSURVEY/
  3198.  
  3199.                 Processes Survey Data and Makes Summary Reports
  3200.  
  3201.             1)  Clear the MEMBERSS file and re-index
  3202.             2)  Enter Survey Questions, Possible answers        /CSQUESTS/
  3203.             3)  Print the Survey form                           /CSQUESTS/
  3204.             4)  Enter Individual Member Answers                 /CSANSWRS/
  3205.             5)  Display/Print Summary Report                    
  3206.             6)  Set Up - Names Directory Editing
  3207.  
  3208.             Enter selection :___
  3209.  
  3210.  
  3211.     A. CSURVEY Set Up
  3212.  
  3213.     CSURVEY   requires  only  two  parameters  from  the  Names   Directory 
  3214.     (inside  of  CSURVEY.DBF) - the data disk letter,  and the church  name.  
  3215.     Both of these can be set to what you want from the Set Up process.  Set-
  3216.     Up  also  involves  generating a proper MEMBERSS  file  to  contain  the 
  3217.     desired set/group of people in the church.   You can create the MEMBERSS 
  3218.     file  to  be  any  set  of  individuals,   by  performing  the  "Special 
  3219.     Files/Reports"  process  of  MPROFILE.  Or you may just copy  the  whole 
  3220.     MEMBERS.DBF file to a new file called MEMBERSS.DBF.   The new file  goes 
  3221.     on your data disk.  
  3222.  
  3223.     Once the MEMBERSS data file has been created, CSURVEY process 1, "Clear 
  3224.     the  MEMBERSS  file  and re-index" is to be  performed.   This  process 
  3225.     first  blanks out the answer field,  which is called SSSCATTD.  This is 
  3226.     the same field used for recording attendance,  in the MPROFILE program.  
  3227.     Then the program indexes the file by last and first names, creating the 
  3228.     index file MEMBERSS.NDX.  You now may begin to enter survey data.
  3229.  
  3230.  
  3231.  
  3232.                                    Page 5-12
  3233.  
  3234.  
  3235.                       Section 5  CUTILITY, CSURVEY 
  3236.  
  3237.  
  3238.     B.  Survey Question Entry
  3239.  
  3240.     Process  "2)   Enter  Survey Questions,  Possible  Answers"  gives  the 
  3241.     operator fields to fill in with questions.  A total of 59 questions may 
  3242.     be  filled  in,  maximum,  and each question must be stated  within  70 
  3243.     characters.   The  program  displays  one question at a  time  for  the 
  3244.     operator  to  complete.   A question is stated in 1 to 3  lines  of  60 
  3245.     characters.   The  operator enters allowable answers to the question as 
  3246.     a single answer character,  followed by what that character represents.  
  3247.     For example "T - True",  or "1 - strongly agree".   Both the questions 
  3248.     and the answers are printable as the survey form itself,  if you  find 
  3249.     the survey format acceptable for your purposes.
  3250.  
  3251.           Grace Church  -  CSURVEY Questions Entry        February 5, 1985
  3252.  
  3253.               VALID SURVEY ANSWERS: >12345TF<
  3254.  
  3255.     QUESTION  1. :How long have you been a member?                        :
  3256.                  :                                                        :
  3257.                  :                                                        :
  3258.  
  3259.     VALID ANSWERS:0 - I am not a member 
  3260.                  :1 - one year 
  3261.                  :2 - three years
  3262.                  :3 - 5 years or more
  3263.                  
  3264.     Select:  [N]ext question  [B]ack a question  [S]ave  [Q]uit :___
  3265.        
  3266.  
  3267.     4. Survey form printing
  3268.  
  3269.     The  program  will  print  a good survey form from  the  questions  and 
  3270.     answers specified in process "2) Enter Survey Questions, Answers". Just 
  3271.     enter:  "3" from the main CSURVEY menu, with the printer turned on, and 
  3272.     the  survey  in file CSURVEY will be printed in the  format  of  Figure 
  3273.     5:6.3.   One  rule to observe - if you keep ALL answers in any question 
  3274.     to  25 characters or less,  then the survey questionaire will make  two 
  3275.     columns for that question, rather than skipping a line for each answer. 
  3276.     Also, only non-blank question lines are printed. 
  3277.  
  3278.               Grace Church Effectiveness Survey        February 14, 1985
  3279.  
  3280.     NAME: _______________________________________
  3281.  
  3282.       1.  How long have you been a member?
  3283.             0 - I am not a member      3 - 3 years
  3284.             1 - 1 year                 4 - 4 years
  3285.             2 - 2 years                5 - 5 years or more
  3286.  
  3287.       2.  Are you married?
  3288.             Y - yes                    N - no
  3289.  
  3290.       3.  How successful is your Small Church in meeting your
  3291.           spiritual needs?
  3292.             1 - very successful        
  3293.             2 - moderately successful
  3294.             3 - not meeting my needs at all
  3295.  
  3296.  
  3297.  
  3298.                                    Page 5-13
  3299.  
  3300.  
  3301.                       Section 5  CUTILITY, CSURVEY 
  3302.  
  3303.  
  3304.     C.5  Survey Answer Entry
  3305.  
  3306.     The operator enters survey answers by selecting CSURVEY process "3" -
  3307.       "Enter  Individual  Member  Answers".   This  process  sequences 
  3308.     through all records in the MEMBERSS file,  giving answer blocks to each 
  3309.     question  defined  during process "2".  The operator can quickly  enter 
  3310.     appropriate  answer  characters onto the screen.   Note that  numerical 
  3311.     answers are more easily processed, since you can use the numeric keypad 
  3312.     of you key board. Answer entry involves the following steps.   
  3313.  
  3314.         1.  Selection of a name.   
  3315.       Upon  selection  of  CSURVEY process "3",  the  program  queries  the 
  3316.       operator  for a name to process.   This query system is just like the 
  3317.       one  in  the MEMBERS Update  process.
  3318.  
  3319.         2.  Answer entry.
  3320.       After  a  name has been found to enter survey data  to,  the  program 
  3321.       displays  the first 20 survey questions,  as entered by the  operator 
  3322.       during process "2".   The operator enters answer values in the single 
  3323.       character  block  provided in the left margin of the screen  next  to 
  3324.       each  question.   The  program validates the answers after  the  full 
  3325.       screen of values has been entered,  but only if validation characters 
  3326.       were specified during process "2".  
  3327.        
  3328.         3.  Advancing to more questions and member records.
  3329.       When  the  cursor reaches the screen bottom,  and all questions  have 
  3330.       valid answers, the program displays  the following query -
  3331.        Select: [N]ext screen  [B]ack a screen  [S]ave this record  [Q]uit :
  3332.  
  3333.        
  3334.     6.  Display/Print a Summary Report
  3335.  
  3336.     To get a report about the answers that were entered, select process -
  3337.       "5)   Display/Print Summary Report".   This process operates  on  the 
  3338.     MEMBERSS  file  to produce statistics on the answers to each  question. 
  3339.     The process has no operator queries.  The report is to the screen, with 
  3340.     the operator option of printing the displayed report being available. 
  3341.     Just press ctrl-P before pressing <RETURN> to selecting process "5", to 
  3342.     enable  the  printer.   This  will send the screen  characters  to  the 
  3343.     printer  as well.   
  3344.  
  3345.     Grace Church  -  Survey Report     February 6, 1985
  3346.  
  3347.                    Names being processed:    112
  3348.                    Names with  responses:     84
  3349.     _______________________________________________________________________
  3350.  
  3351.     1. 12345    How long have you been a member?
  3352.          6    8 %    I am not a member
  3353.          6    8 %    1 year
  3354.         12   16 %    2 years
  3355.         42   50 %    3 years
  3356.         18   25 %    4 years
  3357.          0    0 %    (no response)  
  3358.          
  3359.     2. YN       Are you married?
  3360.          58  64 %    Yes
  3361.          41  36 %    No
  3362.  
  3363.  
  3364.                                    Page 5-14
  3365.  
  3366.  
  3367.                          Glossary
  3368.  
  3369.  
  3370.        
  3371.  
  3372.     ABSTRACT       In CROSSREF, an overview description of an article of 
  3373.                    information.
  3374.  
  3375.     CLOSE          (file close) Ending the operation on a file and  marking 
  3376.                    its  new end point to the computer on the disk.   Without 
  3377.                    CLOSING a file, the last record may not get recorded.
  3378.  
  3379.     DATA           Any computer-recorded text.   "Information" is meaningful 
  3380.                    data.
  3381.  
  3382.     DISKETTE       A  5 1/4 inch or 8 inch,  thin platter inside of a square 
  3383.                    envelope that the computer can write files onto, and then 
  3384.                    can be removed from the computer.
  3385.  
  3386.     DISPLAY SCREEN The CRT (TV) screen that shows you  program  information 
  3387.                    and data.  It is part of the "terminal".
  3388.  
  3389.     ENTER          To input data into a file or onto the screen,  by  typing 
  3390.                    on the keyboard of the terminal
  3391.  
  3392.     FIELD          One  item  of data in a  record;  for  example,  ADDRESS.  
  3393.      or DATA FIELD There  is a specific maximum number of characters allowed 
  3394.                    in each FIELD.  Some FIELDS actually contan more than one 
  3395.                    data  item  - BIRTHDATE  has  the  year  of  high  school 
  3396.                    graduation tacked onto the end.
  3397.  
  3398.     FILE           A  set of RECORDS on a common subject;  for example,  the 
  3399.                    MEMBERS file of individual church member data. A file has 
  3400.                    a sequence of individual records, each having identically 
  3401.                    the same kind of information. A FILE is written into, one 
  3402.                    RECORD at a time.   After being CLOSED,  the FILE is used 
  3403.                    to print reports.  The file can be COPY'd to another disk 
  3404.                    file  of another data diskette.   dBASE files have  their 
  3405.                    own unique format, so that they cannot be read outside of 
  3406.                    dBASE.
  3407.  
  3408.     MARKING        Entering  a character into a data field which  designates 
  3409.                    some   status  in  the  RECORD,   such  as  "present"  in 
  3410.                    attendance recording.
  3411.  
  3412.     OPERATOR       Person  running or performing the CPROFILE programs  from 
  3413.                    the  computer terminal.    The church will have operators 
  3414.                    trained to perform key-entry and report generation.
  3415.  
  3416.  
  3417.     OPERATING SYSTEM   The  computer's  most basic mode  of  operation.  The 
  3418.                    Operating  System  is  loaded into  the  computer's  main 
  3419.                    memory (not on disk) when the computer is started up.  On 
  3420.                    completion of the load,  the computer shows the Operating 
  3421.                    System  PROMPT,  which tells the operator that it is just 
  3422.                    waiting for an operator command.  He/she can now start to 
  3423.                    execute Operating System utilities or RUN PROGRAMS.
  3424.  
  3425.     PRIMARY FILE   In MPROFILE, the MEMBERS file is PRIMARY - all other data 
  3426.                    files are derived from it.
  3427.  
  3428.  
  3429.  
  3430.                          Page G-1
  3431.  
  3432.  
  3433.                          Glossary
  3434.  
  3435.  
  3436.     PROGRAM        A set of computer instructions that are stored in a FILE, 
  3437.                    then RUN in sequence to perform tasks.   DBASE, MPROFILE, 
  3438.                    CFINANCE, and CUTILITY are all PROGRAMS.
  3439.  
  3440.     RECORD         The  account of information about one person / account  / 
  3441.                    reference,   etc.    RECORDS   contain  many  FIELDS   of 
  3442.                    information.  A set of RECORDS about the same thing makes 
  3443.                    up a FILE;  for example,  all MEMBER records together are 
  3444.                    in the MEMBERS file.
  3445.  
  3446.     ROUTINE        A section of a program.   For example, there are MPROFILE 
  3447.                    ROUTINEs  that  create  each  secondary  file.   This  is 
  3448.                    similar to a module, except a module is specifically on a 
  3449.                    separate file.
  3450.  
  3451.     RUN            To start a program.  To have the program operate, so that 
  3452.                    you  can nteract with it and have it respond with  screen 
  3453.                    displays  or  reports.   If the computer is not  RUNning, 
  3454.                    anything  you  enter  on the terminal will  not  even  be 
  3455.                    detected.
  3456.  
  3457.     SCREEN-EDIT mode   The  CPROFILE mode of operation when the operator  is 
  3458.                    shown  field names,  with marked-off space that  follows, 
  3459.                    which  contans  the  name  or  value  for  these  fields.  
  3460.                    Cursor positioning key commands are then in effect  until 
  3461.                    the operator presses <ctrl-W>.  Example:
  3462.                      LAST NAME  :___________________:
  3463.                      FIRST NAME :__________________: 
  3464.  
  3465.     SPECIAL FUND   In MCONTRIB, a fund available for entering contribution
  3466.                    amounts into that is not a primary contribution category.
  3467.  
  3468.     SECONDARY FILE  In MPROFILE,  any file derived from  MEMBERS file, which 
  3469.                    is  primary.   Only  the primary file  is  updated  - the 
  3470.                    secondary   files  are  always  re-created,   using   the 
  3471.                    secondary file generation routines.
  3472.  
  3473.     STRUCTURE, FILE   The  list of FIELD names,  their  length  (number  of 
  3474.                    characters), and type - character or numeric.
  3475.  
  3476.     SYSTEM         The combination of all computer hardware components  plus 
  3477.                    the operational software (DBASE and CPROFILE).
  3478.  
  3479.     SYSTEM DATE    The  date you entered when startng up PC/DOS (MS/DOS) or, 
  3480.                    for CP/M, when you started dBASE.  The computer remembers 
  3481.                    this  date  and enters it into the  data  at  appropriate 
  3482.                    times.   The  SYSTEM DATE is displayed in the upper right 
  3483.                    corner of the MPROFILE main menu.
  3484.  
  3485.     TERMINAL       The  computer  device that has a keyboard and  a  display 
  3486.                    screen  that  the  operator enters  data  into.   Like  a 
  3487.                    typewriter.
  3488.  
  3489.     USER           The  customer,  or church who gets the CPROFILE programs.  
  3490.                    Sometimes this is the "OPERATOR",  but not  always. 
  3491.  
  3492.  
  3493.  
  3494.  
  3495.  
  3496.                          Page G-2
  3497.  
  3498.  
  3499. me, or copy it to a different disk.
  3500.  
  3501.     Process 6:  Set Up
  3502.     This process allows editing of t